17/03/2023
Dynamics 365 technisch analist (K06428)
SMALS
Description
[Microsoft Dynamics 365 Project Operations implementatie]
1 Technische referenties
1.1 Context
Enabel is het Belgisch ontwikkelingsagentschap en voert de Belgische gouvernementele samenwerking uit (https://www.enabel.be). Digitalisering is belangrijk voor Enabel – de afgelopen jaren werden dan ook diverse digitale oplossing gelanceerd.
Enabel as a fit for purpose and fit for future organization.
Enabel wil een fit for growth, fit for future en een project en data driven organisatie worden. Hiervoor moet de manier van aanpakken en opvolgen van onze projecten en resources worden verbeterd. We moeten eveneens onze contacten, partners, leads en opportuniteiten beter beheren op een centrale plaats.
We hebben momenteel 3 projecten welke we in Microsoft Dynamics Project Operations implementeren:
· XRM: eXtended Relationship Management
· SWP: Strategic Workforce Planning
· Intern Projectbeheer
Vandaag zal binnen Microsoft Dynamics 365 Project Operations enkel met de modules projects, resources en sales gewerkt worden. De finance module wordt niet gebruikt. We bezitten reeds over een werkende productie omgeving en de noden zijn gedefinieerd in sprints. We zijn aan het evalueren om ook de team member licentie en Sales Professional module te implementeren.
De voorgestelde profielen dienen dus te beantwoorden aan onderstaande uitdagingen voor Enabel:
· Verder opzetten van de omgevingen in de scope van de 3 projecten. Dit op technisch en functioneel gebied.
· Waar nodig de data integreren met de huidige systemen.
· Samen met het project team, het verder uitwerken van noden voor volgende sprints en deze implementeren.
1.2 Objectieven
De geleverde diensten hebben als objectief dat:
· Enabel beschikt over een performante, gecontroleerde MS Dynamics 365 omgeving. Dit geïmplementeerd volgens best practices en toekomstbestendig.
· Enabel kan beroep doen op een kwalitatieve en professionele dienstverlening.
1.3 Algemene project informatie
1.3.1 SWP Project Visie
– WAT?
o Een zoek- en analysetool welke informatie linkt van onze applicaties om het plannen en mobiliseren van onze expertise mogelijk te maken.
o Een digitale oplossing om het plannen van projecten en resources centraal te kunnen beheren op basis van de toewijzing van taken en middelen en de opvolging van mijlpalen voor elke fase van een project.
o Het kunnen identificeren van expertisenoden op korte en lange termijn om zo beslissingen te kunnen nemen en de juiste personen aan te werven of de juiste partnercontracten op te zetten.
– WIE?
o Voor het management, Country Leaders, HR, Expertise departement, procurement, employee, … heel de organisatie.
– WAAROM?
o Betere toegang tot informatie betreffende de nood en beschikbaarheid van onze resources om adequaat te kunnen antwoorden op de veranderende noden van onze organisatie.
o Beter kunnen voorspellen welke aanwervingen moeten gedaan worden op korte en langere termijn
o Beter onze strategische partners/contracten en expertises beheren om zo een lange termijn visie te kunnen opzetten.
o Toekomstperspectief geven aan onze eigen mensen door middel van transparant de open posities beschikbaar te maken die komen/aanwezig zijn waar zij voor kwalificeren.
1.3.2 XRM Project Visie
– WAT?
o Een oplossing voor het registeren van:
§ Contacten, Organisaties, Relaties, Partners, Donors
§ Opvolgen van interacties zoals mails, meetings, calls
§ Opvolgen van Leads en Opportuniteiten -> Link met SWP
– WIE?
o Mensen die onze contacten, partners, donors, subsidies, etc. opvolgen
o Mensen die nood hebben aan het opvolgen van verschillende manieren van interageren met contacten.
o Mensen die verantwoordelijk zijn voor leads en opportuniteiten.
o Iedereen die nuttige informatie kan gebruiken uit deze data.
– WAAROM?
o Gecentraliseerde, steeds beschikbare en up to date contactinformatie
o Weten wie er contacten heeft met een partner, donor, sponsor, etc.
o De correcte persoon vinden die linken heeft met een contract, expertise, partner, donor, etc.
o Verbeterd en proactief management van onze partners, donors, sponsors
o Beter opvolgen van onze leads tot opportuniteiten tot projecten.
o Proactief partnerschappen kunnen onderhouden.
1.3.3 Intern Projectbeheer Visie
– WAT?
o Een digitale oplossing om het plannen van (interne/verbeterings-) projecten en interne resources centraal te kunnen beheren op basis van de toewijzing van taken en middelen en de opvolging van mijlpalen voor elke fase van een project.
o Plannen van activiteiten en resources.
o Opvolgen van milestones.
– WIE?
o Elk intern team dat het nodig acht om een project en resourceplanning en -opvolging op een gecontroleerde en centrale manier te doen.
– WAAROM?
o Betere planning en opvolging van onze projecten en interne resources.
1.4 Algemene positionering van deze 3 projecten
1.4.1 SWP:
Een tool voor expertise management gebaseerd op de noden die volgende processen ondersteund.
· Anticipatie en planning van onze mensen en expertisebronnen
· Mobilisatie van onze mensen en expertisebronnen
Projecten en resources worden vandaag niet op een structurele manier gepland. Hierdoor is het niet duidelijk op korte en/of lange termijn welke resources er beschikbaar/nodig/overboekt zijn.
Projecten en resources juist kunnen inzetten en duidelijk maken waar een expertisenood niet of wel kan ingevuld worden zodat de juiste mensen met de juiste expertise kunnen gezocht worden. Dit kunnen naast interne personen ook externen zijn eventueel gelinkt aan een kadercontract. Hierop kunnen we rapportering maken gelinkt aan data uit andere systemen om strategische workforce planning te kunnen doen op langere termijn.
1.4.2 XRM:
· Database van personen + organisaties
· Goede classificatie (type partner, strategische partner Y/N)
· Linken met projecten (partner was leverancier voor project x in jaar y)
· Privé-informatie voor VIPs
· Versturen van communicatie: postkaartjes, uitnodigen recepties, etc
· Dynamische lijsten dmv filter
· Link met Camcard / scannen van visitekaartjes
· Nood aan mappen van bestaande partnerschappen op type en expertise
· Op zoek naar een database-tool – liefst integreren met huidige
· Database met verschillende rollen per organisatie nodig
· Eigen tags kunnen toevoegen – dynamische groepen (bv “core group practicioner’s network” op bestaande contacten)
· Het kunnen opvolgen van leads en opportuniteiten gelinkt aan ministeries, organisaties, partners, donors, etc.
1.4.3 Intern Projectbeheer:
Nood aan een oplossing voor het plannen en opvolgen van interne projecten omdat deze vandaag niet/slecht worden gepland en/of opgevolgd.
We hebben een nood te weten hoeveel onze resources bezet zijn en dit gelinkt met de prioriteiten. We wensen ook te weten of onze mensen juist ingezet worden en niet over/ondervraagd worden.
Rapportering naar management toe over de status van de projecten en programma’s.
1.5 Huidige Technologieën
Het huidig IT landschap bevat volgende eventueel relevante technologieën:
o Microsoft Dynamics 365 Project Operations
§ Met de modules
· Projects
· Resources
· Sales
§ Aantal gebruikers: 100
o Microsoft Dynamics 365 Sales Professional
§ In opstart fase als alternatief voor Project Operations
o Microsoft Dynamics 365 Team Member License
§ In opstart fase voor contact en activiteiten beheer
o HR: GO4HR/SAP SuccessFactors
§ Met de modules
· Employee Central
· Position Management
· Recruiting
· Learning
· Performance
· Development
· Time off
· Prepayroll
§ Aantal gebruikers: 2000
o Business Intelligence: Enabel datawarehouse (EDW)
§ Met de modules
· Azure DataFactory
· Azure SQL DB
· Azure Analysis Services
· PowerBI
§ Implementatie fase
o Enabel Data Hub (EDH): gebaseerd op API-Platform – Symfony – PHP – MySQL
o UBW Finance van Unit4
o Indicata van Synergy
o TimeChimp voor tijdsregistratie
o SAP CPI-EC licentie beschikbaar in onze SuccessFactors licentie
o Payroll: eBlox van SDWorx voor hoofdkantoor, Abiware voor expats, manuele payroll voor lokaal personeel
o Azure
o Azure DevOps
o MS 365
o MS Power Platform
o SharePoint
o …
1.6 Activiteiten verwacht in deze opdracht
De voorziene activiteiten in de opdracht zijn
· Inwerken in de projecten en de huidige status leren kennen.
· Verder opzetten van de nodige omgevingen die performant zijn en gecontroleerd worden.
· Verder uitwerken van het security model.
· Verder opleveren van functionaliteiten in de MS Dynamics 365 Project Operations en Sales volgens de huidige prioriteiten.
· Opzetten van de technische vereisten nodig voor het performant en geïntegreerd werken van de Microsoft Dynamics 365 Project Operations en Sales oplossing.
· Expertise op gebied van Microsoft Dynamics 365 Project Operations, Sales en/of andere relevante functionaliteiten, modules, systemen.
· Overdracht naar andere partijen op het einde van de opdracht indien nodig.
1.7 Beschrijving van de huidige situatie en verwachte oplossing.
· Huidige situatie:
Vandaag beschikken we over een werkende productie omgeving van Microsoft Dynamics 365 Project Operations reeds opgezet door een consultant. Deze omgeving bevat vandaag:
o Project management
o Resource management
o Relationship management
o Lead management (miniem)
o Activity management
o Outlook integraties
De oplossing wordt gemanaged in een Azure DevOps omgeving voor versie en release management.
Deze DevOps omgeving wordt ook gebruikt voor het opvolgen van de vereisten en prioriteiten op een agile manier door middel van user stories en taken.
Onze Dynamics 365 oplossing bestaat vandaag uit 4 omgevingen.
o Development
o User Acceptance
o Productie
o Training (vandaag nog niet gebruikt)
· Gewenste situatie:
Samen met de Scrum Master, Product Owners en andere leden van het agile project team het verder implementeren van Microsoft Dynamics Project Operations en Sales.
De eerste prioriteiten zijn (niet exhaustief):
· Verder uitwerken van het security model.
· Uitwerken van de Sales module.
· Uitwerken ven de Team Member functionaliteiten.
· Automatisaties, processen en flows implementeren
· Integraties bouwen tussen D365 en onze andere systemen.
· Verder uitwerken van relatiebeheer voor contacten, partners, donors, etc.
· Functionaliteiten van lead management uitwerken.
· Verder implementeren van Project management voor de Enabel project types zoals:
Ø Opportuniteiten
Ø Formuleringen
Ø Management Activities.
Ø Verbeter Projecten
Ø …
Actief meewerken aan het verder implementeren van Microsoft Dynamics 365 Project Operations en Sales oplossingen. Dit op een agile manier met de noden zoals high level beschreven in de project informatie en positionering.
1.8 Minimaal profiel verwacht van de kandidaten: (niet exhaustief)
· Gedegen ervaring met Microsoft Dynamics 365 Project Operations, Sales dit op functioneel en/of technisch gebied naar gelang het profiel van de kandidaat.
· Bewezen ervaring met het implementeren van vergelijkbare/relevante projecten.
· Ervaring met het werken in een agile omgeving.
· Algemene soft skills die nodig zijn om te werken in een agile project als externe consultant.
· Algemene skills in het werken met tools gebruikt voor agile development.
· Talenkennis – Je communiceert vlot in het Nederlands of Frans en Engels.
1.9 Elementen in de prijs:
De inschrijver dient de prijs te beschrijven in volgende posten per profiel. De inschrijver kan meerdere personen samen voorstellen per profiel of zelfde persoon voor beide profielen indien gewenst.
Dit bestek is opgesplitst in 2 profielen:
· Dagprijs voor een profiel van functioneel analist geschat op 50 MD/jaar
· Dagprijs voor een profiel van technisch analist geschat op 25 MD/jaar
1.10 Evaluatiecriteria:
· Prijs
· Kwaliteit van de CV
· Beschikbaarheid van de kandidaat en startdatum
1.11 Tijd indicaties:
· Startdatum:
o Q1/2023.
· Duurtijd:
o 24 maanden of aantal MD in de opdracht
Roles
Languages
Skills
