Description
Nous attendons du candidat à ce poste qu’il soit bilingue (néerlandais-français). We verwachten dat de kandidaat voor deze opdracht tweetalig (Nederlands-Frans) is.
Dit is een missie binnen de werkgroep ICT van de werkgroep ondersteunende diensten in het kader van de oprichting FOD Migratie.
Context:
De federale regering richt een nieuwe FOD Migratie op om het Belgische migratielandschap onder één koepel te centraliseren. Deze integratie brengt Diensten zoals de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ), Federaal agentschap voor de opvang van asielzoekers (Fedasil), het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen (CGVS) en de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen samen om procedures sneller en efficiënter te laten verlopen. Daarnaast worden horizontale ondersteunende diensten uitgebouwd, waaronder ICT.
FOD Binnenlandse Zaken (FOD IBZ) vervult vandaag een centrale rol als drager van kritieke basisdiensten en ketenprocessen. Dit omvat onder meer het beheer van identiteits- en bevolkingsregisters, de ondersteuning van binnenlandse veiligheid en noodplanning, het beheer van de business-specifieke applicaties voor de keten Asiel en Migratie en het leveren van horizontale ICT-diensten zoals infrastructuur, netwerken, werkplekomgevingen, security en integratieplatformen. De opgebouwde ervaring in het aansturen van complexe ketens vormt een belangrijke referentie voor de toekomstige organisatie van de ICT-dienstverlening binnen FOD Asiel en Migratie.
De blauwdruk voor de nieuwe overheidsdienst omvat vier kerndirecties:
-
Bescherming: Het voormalige CGVS, verantwoordelijk voor de behandeling van asielaanvragen.
-
Toegang en verblijf: Beheert de legale migratie, zoals werk, studies en gezinshereniging.
-
Opvang: Het luik dat toeziet op de opvang van asielzoekers, vergelijkbaar met de werking van Fedasil.
-
Terugkeer: Richt zich op het actiever begeleiden van uitreizen voor wie geen recht heeft op verblijf.
Daarnaast worden er specifieke ondersteunende cellen opgericht voor kwetsbare personen en veiligheidsdossiers. De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (RvV) wordt eveneens als onafhankelijke beroepsinstantie onder deze nieuwe structuur gekoppeld.
Deze diensten zullen vanuit ondersteunende horizontale diensten ondersteund worden in hun kerntaken. Hieronder vindt u ter informatie een voorlopige schematische weergave van de FOD Migratie. Deze is louter indicatief en nog aan wijzigingen onderhevig.
Opdracht:
-
Deze opdracht omhelst een AS-IS analyse op basis waarvan verschillende scenario’s (inclusief uitwerking van de voor-en nadelen) over een visie rond de ICT-dienstverlening en het ambitieniveau in deze toekomstige FOD-migratie worden uitgewerkt.
-
Binnen deze missie, wordt vervolgens een traject uitgetekend om het weerhouden scenario te realiseren.
-
We willen garantie dat de ICT-ondersteuning voor de beide FOD’s, alsook de verschillende klanten van binnenlandse zaken (Politie, Buitenlandse zaken, privé-instellingen, regionale en lokale besturen, …) en Asiel en migratie (Partners in het opvang netwerk, NGO’s, …) levensvatbaar en performant georganiseerd wordt, los van het gekozen scenario.
tie van de verschillende scenario’s, worden de voor- en nadelen in kaart gebracht, alsook de impact volgens bovenstaande doelstellingen en dimensies. Er wordt rekening gehouden met de principes van de Sunk Costs.
Voor elk scenario wordt niet alleen gekeken naar de organisatorische en budgettaire impact, maar ook naar de impact op de kerncompetenties van beide FOD’s. De scenario-analyse beschrijft expliciet welke competenties worden versterkt, welke risico lopen op versnippering of duplicatie, en welke maatregelen nodig zijn om de continuïteit van basisdiensten te waarborgen.
4. Governance
De huidige governance structuren worden in kaart gebracht, zowel binnen FOD IBZ als binnen Fedasil. Op basis daarvan wordt, in lijn met het weerhouden scenario, een nieuwe governance voorgesteld die rekening houdt met de toekomstige structuur, met de nood aan autonomie, responsabilisering en duidelijke afbakening van rollen.
Hier kan inspiratie gezocht worden bij andere entiteiten (binnen en buiten de betrokken organisaties), waarbij de best practices geïnventariseerd worden.
Scenario-analyse
Minstens volgende scenario’s worden behandeld:
Scenario 1 – FOD Migratie maakt volledig gebruik van shared services IBZ
FOD Migratie maakt volledig gebruik van de shared services van FOD IBZ. Dit met twee subscenario’s:
-
de volledige IT-dienstverlening wordt georganiseerd via shared services bij FOD BIZA (scenario 1a) (lees: de volledige ICT-dienstverlening).
-
Specifieke IT-dienstverlening wordt georganiseerd via shared services bij FOD BIZA (scenario 1b) (lees: er komt een analyse op basis waarvan bepaald wordt welke ICT-dienstverlening vanuit IBZ shared services aangeboden wordt en welke decentraal wordt, zie ook subsidiariteitsniveau).
Dit scenario veronderstelt een versterkte rol van FOD IBZ als leverancier van generieke ICT-, infrastructuur- en securitydiensten. Er wordt bepaald hoe deze rol structureel kan worden georganiseerd en bekostigd, zodat FOD Asiel en Migratie voldoende autonomie behoudt op applicatie- en dataniveau, terwijl FOD IBZ zijn basisdiensten schaalbaar en duurzaam aanbiedt.
Scenario 2 – Fusie van een deel van AD DIO, eMigration en Fedasil ICT in FOD Migratie
De dienstverlening van een deel van AD DIO (voor het deel dat DVZ, CGVS en RvV bedient), eMigration en de ICT-dienst van Fedasil wordt samengebracht binnen de ICT-dienst van FOD Migratie.
In dit scenario wordt expliciet nagegaan welke competenties noodzakelijk zijn in beide FOD’s. Hier komt een transitieplan waarbij wordt bekeken, welke veilig kunnen worden overgedragen of gedeeld (en wanneer), opdat vermeden wordt dat één van de FOD’s geïmpacteerd wordt in zijn werking.
Scenario 3 – Huidige situatie blijft behouden
Huidige situatie blijft behouden, m.a.w. ICT Fedasil bedient de opvangstructuren binnen de DG Opvang en Terugkeer terwijl de IT-dienstverlening voor DVZ, CGVS en RVV vanuit de FOD IBZ blijft georganiseerd worden.
Daarnaast moet ook worden gedefinieerd hoe de transitiefase van elk scenario kan verlopen.
Bijkomende analyses
Afhankelijk van het weerhouden scenario worden volgende analyses verder uitgevoerd:
1. Gezamenlijk lexicon en definitie van shared services
Er wordt gewerkt aan een gezamenlijk lexicon, er komt een duidelijke definitie van shared services, waarbij:
-
Responsabilisering inzake dienstverlening, budget en personeelskader opgenomen worden in de definitie.
-
bijkomende afspraken gemaakt worden over het te behalen kwaliteitsniveau (lees SLA’s) waarover maandelijks wordt gerapporteerd.
2. Visie op subsidiariteitsniveau
Visie op welke dienstverlening op welk subsidiariteitsniveau aangeboden zal worden (federaal, Shared Services, FOD Migratie, entiteiten binnen de FOD Migratie, …).
-
Hierbij wordt rekening gehouden met de evoluties en de visie van het Digitaal agentschap.
-
Andere overheden kunnen hier ter inspiratie dienen (vb Vlaanderen)
-
Er wordt bekeken welke shared services bestaan reeds binnen de federale overheid. Wat werkt hier, wat werkt hier niet?
Deze visie moet ook expliciet aangeven voor welke basisdiensten, infrastructuurcomponenten, securityfuncties en integratiecapaciteiten voor beide FOD’s de meest aangewezen organisatorische verankering blijft.
3. Benchmark en lessons learned
Er wordt onderzocht welke shared services vandaag reeds bestaan binnen de federale overheid, wat daarin werkt en wat niet. Daarnaast wordt bekeken waarom historische voorbeelden binnen de federale overheid of andere overheden (vb: Federale overheid (vb. huidige samenwerking met Kanselarij en de bijhorende historiek, Vlaamse Overheid (subsidiariteitsniveaus), lokale besturen: (Helics, Digipolis),…)faalden of net slaagden, zodat herhaling van gekende fouten kan worden vermeden.
4. Projectinventarisatie en prioritering
Er komt een inventarisatie van projecten die on hold moeten worden gezet of geheroriënteerd, omdat ze de evolutie naar een toekomstige oplossing bemoeilijken. Daarnaast wordt een lijst opgesteld van projecten die snel moeten worden opgestart omdat ze kritieke afhankelijkheden vormen voor de toekomstige ICT-structuur (zie ook begeleidend document):
Daarbij wordt specifiek gekeken naar onder meer:
-
het creëren van duidelijk zicht op hoe data binnen de organisatie stroomt;
-
het mogelijk maken van protocollen en afspraken tussen FOD Migratie en FOD Binnenlandse Zaken;
-
het veiligstellen van kennisoverdracht en afhankelijkheden binnen lopende digitaliseringstrajecten.
Deliverables:
-
AS IS
-
Scenario-analyse voor de verschillende dimensies
-
Enterprise architectuur to be.
-
Gedragen definitie shared service.
-
Visie op subsidiariteitsniveau. Een specifiek luik wordt voorzien in het eindrapport met een overzicht de strategische ICT- en data-competenties van beide FOD’s, een voorstel van rol- en taakverdeling tussen FOD IBZ, FOD Asiel en Migratie en het Digitaal Agentschap, en aanbevelingen om de kerncompetenties te beschermen en tegelijk optimaal in te zetten in de nieuwe governance- en servicemodellen.
-
Roadmap in lijn met het gekozen scenario.
-
Lijst projecten:
-
Te heroriënteren.
-
Snel te starten
Doorlooptijd
Deze missie wordt uitgevoerd binnen een termijn van zes maanden.
Binnen deze termijn wordt de opdracht opgevat als een strategische analyse-, ontwerp- en scenario-oefening, resulterend in een besliskader, doelarchitectuur en transitierichting. De effectieve implementatie van het gekozen scenario en de bijbehorende organisatorische, budgettaire en technische transformatie maken geen deel uit van deze opdracht en dienen te worden opgevat als een afzonderlijk vervolgtraject.
