Verandering omarmen is het nieuwe normaal
Angst voor het onbekende, onzekerheid over nieuwe manieren van werken… we worden allemaal met deze uitdagingen geconfronteerd. Daarom is het cruciaal dat alle collega’s en afdelingen in een bedrijf die betrokken zijn bij een project dat de status quo verandert, de nieuwe systemen en processen begrijpen en goedkeuren.
Hetzelfde geldt voor het implementeren van een Vendor Management Systeem, vertelt Thomas Scheerlinck, Account Manager bij ProUnity. Hij is nauw betrokken bij het opstarten van nieuwe samenwerkingen met klanten. Zijn aanpak: betrek snel alle stakeholders, let goed op compliance en kosteneffectiviteit en blijf je dienstverleners evalueren en sturen. En realiseer je vooral dat digitalisering (met een menselijke touch) het nieuwe normaal is!
1. Zorg ervoor dat iedereen meedoet
Tip: zorg voor een solide basis.
Zorgvuldige planning en uitvoering van een VMS-implementatie is echt noodzakelijk, van de kick-off en de intensieve beginfase tot de verdere onboarding, training, evaluatie en aanpassing.
Thomas Scheerlinck: “The proof of the pudding is in the eating. Iedereen in het team moet begrijpen dat de nieuwe aanpak niet ter discussie staat en dat het management erop rekent dat alle betrokkenen het project tot een succes maken. We brengen eigenlijk een geschenk, een oplossing voor een pijnpunt. Als je dat kunt overbrengen, ga je snel van twijfels naar enthousiasme.”
Tip: stel een sterk multidisciplinair projectteam samen.
Hoe eerder je alle relevante belanghebbenden erbij betrekt, hoe beter. Informatiesessies en workshops kunnen het nieuwe systeem uitleggen en feedback verzamelen. Vervolgens zijn regelmatige coördinatie en wekelijkse vergaderingen een goed idee. Het helpt ook als een MSP-expert klantgebruikers ontmoet en hun vragen beantwoordt.
T.S.: “Elk VMS-project heeft zijn eigen belanghebbenden. We praten vaak met financiële managers, lijnmanagers en inkopers, naast IT en HR. Alles gaat beter als zij een hecht team vormen met de persoon die verantwoordelijk is voor de implementatie, en open communiceren. Integratie met bestaande systemen en adoptie in het bedrijf wordt dan veel gemakkelijker.”
Tip: Maak platformgebruik snel tastbaar.
Een praktische demo helpt om onzekerheden en twijfels weg te nemen. Regelmatige vergaderingen en sprintsessies achteraf houden iedereen op één lijn.
T.S.: “ProUnity stemt het platform met standaard tools af op de structuur en de rollen van de medewerkers van de klant. Nieuwe gebruikers zien dan al snel dat het platform past bij hun manier van werken. Zodra ze beginnen met het bijhouden van urenregistraties en andere administratieve taken, zien ze dat alles eenvoudiger wordt. Natuurlijk is het ook geruststellend om op hulp en begeleiding te kunnen rekenen.”
2. Compliance en regelgeving zo snel mogelijk aanpakken
3. Kosteneffectiviteit: Bewaak en documenteer uw ROI
Het implementeren en onderhouden van VMS- en MSP-diensten kost tijd en energie. Een duidelijk beeld van de geschatte kosten is essentieel, evenals het voorkomen van onverwachte uitgaven. Hoe meer je weet, hoe sterker je project wordt.
Tip: Voer een gedetailleerde kosten-batenanalyse uit.
Een duidelijk beeld van de totale kosten en verwachte voordelen helpt het management om een weloverwogen beslissing te nemen over een VMS-investering en de verdere ontwikkeling ervan.
T.S.: “Uit recente kosten-batenanalyses voor onze klanten blijkt steevast dat samenwerking met ProUnity significant beter scoort dan traditionele manieren om extern personeel in te huren. Bovendien verhogen we de efficiency en besparen we tijd, wat onze aanpak en investering nog aantrekkelijker maakt.”
Tip: Controleer de kwaliteit en prijzen van uw serviceproviders.
Uw VMS moet u in staat stellen om uw dienstverleners te beoordelen, met duidelijke criteria en evaluatiemethoden. Correcte KPI’s en evaluaties met input van alle VMS-gebruikers helpen duurzame relaties met alle leveranciers te onderhouden.
T.S.: “Bij ProUnity hanteren we een gouden regel: Het kan altijd beter! Constante interactie met onze klanten is de basis om het platform verder te ontwikkelen en te verbeteren. Klanten hechten waarde aan hun meest betrouwbare dienstverlener, maar het kan geen kwaad om regelmatig de kwaliteit en prijzen van alle aangeboden kandidaten te vergelijken. Openheid is een gezond principe in een open markt, waar het beste talent wint.”
4. VMS en MSP? Het is tijd om de sprong te wagen
De afgelopen jaren is er veel veranderd in HR Tech. Een krachtig VMS is de nieuwe industriestandaard geworden – met of zonder Marketplace en MSP-ondersteuning. Deze upgrade past bij de veranderende wereld van werk, en het hele proces is geautomatiseerd en modulair inzetbaar. Een klant is vrij om te kiezen welke taken hij intern wil blijven beheren en welke hij wil uitbesteden aan zijn MSP-team.
Tip: Realiseer je dat digitaal een blijvertje is (en dat het tijd is om mee te feesten!)
Digitaal extern talent managen is echt het nieuwe normaal. Het is tijd om de sprong te wagen. Waarom vasthouden aan de oude manieren als je via de digitale snelweg betere resultaten kunt behalen?
T.S.: “ProUnity heeft zich ontwikkeld van een uitdager van de status quo tot een gerespecteerde business partner. Wie het platform eenmaal gebruikt, wil niet meer terug. De markt is verschoven om de rol van extern talent te omarmen en onze rol in deze nieuwe wereld van werken blijft groeien. Zodra je deze nieuwe realiteit als een kans ziet, kun je alleen maar winnen.”
