Dans son rapport de 2025 consacré au recours aux services de conseil par l’État fédéral, la Cour des comptes belge a mis en évidence un certain nombre de défis structurels liés à la manière dont les organismes publics gèrent le recours à l’expertise externe, notamment :

  • Visibilité centralisée limitée sur les missions de conseil et les dépenses correspondantes
  • Des processus et des outils fragmentés d’un service à l’autre
  • Charge de travail administrative importante liée à la recherche de fournisseurs, à la passation de marchés et au suivi
  • Difficultés à garantir une traçabilité et une conformité cohérentes
  • Accès limité aux données de marché consolidées nécessaires à une prise de décision éclairée

Ces observations reflètent les difficultés auxquelles sont confrontés de nombreux organismes publics lorsqu’ils doivent gérer un personnel externe de plus en plus complexe.


Le rôle de ProUnity

Les procédures d’appel d’offres traditionnelles exigent des organisations qu’elles définissent leurs besoins dès le départ. Elles précisent les fonctions, les compétences, les niveaux hiérarchiques et les volumes. Les fournisseurs soumettent leurs offres en fonction de leur capacité à répondre à ces spécifications. Le cadre est ensuite établi pour une durée déterminée, souvent de trois à cinq ans.

Ce modèle fonctionne bien pour des rôles stables et prévisibles. Mais il perd toute efficacité lorsque le marché lui-même est en pleine mutation.

Prenons l’exemple de l’évolution du cloud computing. Il y a dix ans, le métier d’« architecte cloud » relevait d’un domaine très spécialisé. Aujourd’hui, ce domaine s’est fragmenté en plusieurs spécialités : spécialistes AWS, architectes Azure, stratèges multicloud, analystes FinOps et ingénieurs en sécurité cloud. Aucune organisation n’aurait pu prévoir cette fragmentation lors de la conception d’un cadre de référence en 2015.

Pourtant, on attend toujours des organisations qu’elles définissent leurs besoins plusieurs années à l’avance, comme si le marché était statique.


Prise en compte des observations de la Cour des comptes

1. Contrôle centralisé et transparence

ProUnity permet aux organismes publics de :

  • Disposer d’une vue d’ensemble unique et centralisée de l’ensemble des consultants externes, des fournisseurs et des missions
  • Suivez en temps réel les dépenses, les performances et l’état d’avancement des contrats
  • Veiller à la cohérence des processus entre les services

Cela favorise la transparence, le contrôle interne et la préparation aux audits.

2. Traçabilité et conformité dès la conception

La plateforme propose :

  • Traçabilité complète des étapes d’approvisionnement et de sélection
  • Motivations et processus décisionnels documentés
  • Traitement des données sécurisé et conforme au RGPD
  • Des processus standardisés adaptés aux exigences en matière d’approvisionnement

Cela permet de réduire les risques juridiques et opérationnels tout en simplifiant la mise en conformité.

3. Allègement de la charge administrative

Grâce à l’automatisation et à la standardisation, ProUnity réduit considérablement :

  • Recrutement manuel et traitement des CV
  • Contrôles administratifs répétitifs
  • Traitement des contrats, des feuilles de temps et des factures

Cela permet aux équipes chargées des achats et de l’administration de se concentrer sur la gouvernance et la création de valeur plutôt que sur la charge de travail opérationnelle.

4. Accès aux informations sur le marché

ProUnity regroupe des données de marché anonymisées issues de différentes missions, ce qui permet :

  • Analyse comparative des taux objectifs
  • Aperçu de l’offre de compétences et des tendances du marché
  • Des décisions plus éclairées en matière d’approvisionnement et de budgétisation

Cela permet une gestion plus stratégique de l’expertise externe.

5. Agilité au sein d’un cadre structuré

Cette plateforme permet aux organismes publics de répondre rapidement à leurs besoins opérationnels tout en évoluant dans un environnement contrôlé et conforme, et prend en charge :

  • Un accès plus rapide à l’expertise nécessaire
  • Adaptation à l’évolution des compétences numériques
  • Une meilleure harmonisation entre les besoins opérationnels et la gouvernance des achats


Conclusion

Le rapport de la Cour des comptes souligne la nécessité d’améliorer la structure, la transparence et l’efficacité de la gestion des services de conseil.

ProUnity contribue à la réalisation de ces objectifs en proposant un environnement numérique, vérifiable et fondé sur les données, qui aide les organismes publics à gérer l’expertise externe de manière responsable, efficace et conforme aux principes des marchés publics.