In haar verslag van 2025 over het gebruik van adviesdiensten door de federale overheid heeft de Belgische Rekenkamer een aantal structurele uitdagingen vastgesteld met betrekking tot de manier waarop overheidsorganisaties omgaan met externe expertise, met name:

  • Beperkt centraal overzicht van adviesopdrachten en uitgaven
  • Versnipperde processen en hulpmiddelen tussen afdelingen
  • Grote administratieve werkdruk in verband met inkoop, contractafsluiting en opvolging
  • Moeilijkheden bij het waarborgen van consistente traceerbaarheid en naleving
  • Beperkte toegang tot gebundelde marktinformatie voor weloverwogen besluitvorming

Deze bevindingen weerspiegelen de uitdagingen waarmee veel overheidsorganisaties worden geconfronteerd bij het aansturen van een steeds complexer wordend extern personeelsbestand.


De rol van ProUnity

Bij traditionele aanbestedingsprocedures moeten organisaties hun behoeften vooraf vaststellen. Ze specificeren functies, competenties, anciënniteitsniveaus en volumes. Leveranciers dienen een offerte in op basis van hun vermogen om aan die specificaties te voldoen. Vervolgens wordt het raamcontract voor een vaste periode vastgesteld – vaak drie tot vijf jaar.

Dit model werkt goed voor stabiele, voorspelbare functies. Maar het faalt wanneer de markt zelf in beweging is.

Kijk eens naar de ontwikkeling van cloud computing. Tien jaar geleden was ‘cloudarchitect’ een nichefunctie. Tegenwoordig is deze rol opgesplitst in AWS-specialisten, Azure-architecten, multi-cloudstrategen, FinOps-analisten en cloudbeveiligingsingenieurs. Geen enkele organisatie had deze opsplitsing kunnen voorzien toen zij in 2015 een raamwerk ontwierp.

Toch wordt er nog steeds van organisaties verwacht dat ze hun behoeften jaren van tevoren vaststellen, alsof de markt onveranderlijk zou zijn.


Afstemming op de opmerkingen van de Rekenkamer

1. Gecentraliseerd toezicht en transparantie

Met ProUnity kunnen overheidsorganisaties:

  • Zorg voor één centraal overzicht van alle externe adviseurs, leveranciers en opdrachten
  • Houd uitgaven, prestaties en contractstatus in realtime bij
  • Zorg ervoor dat de processen in alle afdelingen op elkaar zijn afgestemd

Dit draagt bij aan transparantie, interne controle en de voorbereiding op een audit.

2. Traceerbaarheid en naleving door ontwerp

Het platform biedt:

  • Volledige traceerbaarheid van de inkoop- en selectiefasen
  • Gedocumenteerde beweegredenen en besluitvormingsprocessen
  • Veilige, AVG-conforme gegevensverwerking
  • Gestandaardiseerde werkprocessen die zijn afgestemd op de inkoopvereisten

Dit vermindert de juridische en operationele risico’s en vereenvoudigt tegelijkertijd de naleving van de regelgeving.

3. Vermindering van de administratieve lasten

Door automatisering en standaardisatie zorgt ProUnity voor een aanzienlijke vermindering van:

  • Handmatige werving en verwerking van cv’s
  • Herhaalde administratieve controles
  • Verwerking van contracten, urenstaten en facturen

Hierdoor kunnen inkoop- en administratieteams zich richten op bestuurszaken en het creëren van waarde, in plaats van op operationele taken.

4. Toegang tot marktinformatie

ProUnity verzamelt geanonimiseerde marktgegevens uit verschillende opdrachten, waardoor het volgende mogelijk wordt:

  • Benchmarking op basis van objectieve tarieven
  • Inzichten in het aanbod van vaardigheden en markttrends
  • Beter onderbouwde beslissingen op het gebied van inkoop en budgettering

Dit draagt bij aan een meer strategisch beheer van externe expertise.

5. Flexibiliteit binnen een gestructureerd kader

Het platform stelt overheidsorganisaties in staat om snel in te spelen op operationele behoeften en tegelijkertijd binnen een gecontroleerde en aan de regelgeving conforme omgeving te blijven werken. Het biedt ondersteuning voor:

  • Snellere toegang tot relevante expertise
  • Aanpassing aan de steeds veranderende digitale vaardigheden
  • Een betere afstemming tussen de operationele vraag en het inkoopbeleid


Conclusie

In het verslag van de Rekenhof wordt benadrukt dat er behoefte is aan meer structuur, transparantie en efficiëntie bij het beheer van adviesdiensten.

ProUnity draagt bij aan deze doelstellingen door een digitale, controleerbare en datagestuurde omgeving te bieden die overheidsorganisaties ondersteunt bij het verantwoord, efficiënt en in overeenstemming met de beginselen van overheidsopdrachten beheren van externe expertise.