Adoption Manager Microsoft 365

Le CHU Brugmann a mis en place les licences Microsoft 365 E3 et F3 pour renforcer la collaboration et améliorer la gestion des informations. Les outils mis à disposition, comme Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, Forms ou Power Automate, ouvrent de nombreuses possibilités mais nécessitent une organisation claire. Sans accompagnement, il existe un risque de multiplication anarchique des espaces, une perte de repères pour les utilisateurs et une dispersion des documents. La mission de l’Adoption Manager sera d’accompagner l’équipe Transformation du CHU Brugmann, de définir une gouvernance simple et compréhensible et de favoriser l’adoption des outils numériques de manière homogène et efficace, en tenant compte des exigences propres à un hôpital : sécurité, confidentialité des données patients, conformité réglementaire et accréditations.

Le consultant aura pour rôle d’établir une charte d’usage claire et partagée de Microsoft 365. Il proposera une organisation des espaces collaboratifs adaptée aux besoins des directions et aux projets institutionnels. L’organisation retenue devra éviter la création désordonnée de nouveaux espaces et garantir que chaque document trouve sa place. Les règles de stockage devront être précisées, en distinguant le travail individuel (OneDrive), la gestion de projets (Teams) et le référentiel documentaire institutionnel (SharePoint).
L’Adoption Manager en collaboration avec l’équipe Transformation accompagnera également les équipes dans l’usage des outils collaboratifs. Teams sera utilisé comme espace de travail collectif, SharePoint comme mémoire institutionnelle, OneDrive pour les travaux personnels ou temporaires. Planner et To Do soutiendront la gestion des activités, Forms et Bookings faciliteront la relation avec les patients et Power Automate permettra d’automatiser certaines tâches répétitives. Un plan de formation adapté aux différents profils sera mis en place et des relais internes (« champions numériques ») seront identifiés dans chaque direction.
Enfin, un suivi de l’adoption sera assuré par des indicateurs simples, comme le nombre d’équipes actives, la satisfaction des utilisateurs et les difficultés rencontrées, afin de proposer des ajustements réguliers.

Les livrables attendus sont : une charte d’usage Microsoft 365 validée par le Comité de pilotage IT, un modèle d’organisation des espaces collaboratifs par directions et projets, un catalogue d’usages types par outil, un plan de formation et de communication, un plan de gouvernance sur le cycle de vie des espaces et des rapports réguliers de suivi et d’amélioration continue.

La mission se déroulera en plusieurs étapes. Elle commencera par un diagnostic basé sur des entretiens avec l’équipe Transformation, l’équipe IT, et les directions et un état des lieux des usages actuels. Ensuite, des standards seront définis, incluant une nomenclature claire et des règles de création et validation des espaces collaboratifs. Un déploiement pilote sera mené dans quelques directions volontaires, avant un élargissement progressif à l’ensemble de l’hôpital. Enfin, un suivi régulier permettra d’évaluer l’adoption et d’ajuster la gouvernance si nécessaire.

La mission est prévue pour une durée initiale de trois mois, à 1/2 temps avec possibilité de prolongation. Le consultant sera présent chaque semaine pour animer des ateliers et rencontrer les directions. Il sera directement rattaché à la responsable de l’équipe transformation et au Comité de pilotage IT et travaillera en lien étroit l’équipe IT interne.

Le profil recherché est celui d’un expert en adoption Microsoft 365 ayant déjà travaillé dans des environnements complexes comme le secteur hospitalier ou le secteur public. Une maîtrise des principaux outils collaboratifs Microsoft est indispensable, ainsi qu’une bonne connaissance des contraintes de sécurité et de confidentialité propres aux données de santé. Des compétences en conduite du changement et en formation des utilisateurs sont essentielles pour réussir la mission.  Des connaissance des modèles de gouvernance M365 (nomenclature, cycle de vie des Teams, gestion des droits, archivage) sont incoutournables. 

La mission doit aboutir à une réduction de la création anarchique des espaces, à une adoption homogène des outils dans toutes les directions et à une documentation claire des pratiques. Elle doit également améliorer la productivité et la conformité de l’hôpital et contribuer à la mise en place d’une culture numérique commune et partagée.