This Privacy Policy governs the processing of personal data which takes place when you, the User, uses our services via the ProUnity Platform accessible via a web portal, via our mobile application or via any connected service (e.g. e-mail, chat, social media, payment provider, …). We, ProUnity NV, respect the right to privacy and protection of personal data of all our Users. All our processing of personal data done on or via the ProUnity Platform will comply with the rules set forth in this Privacy Policy.

Please read this Privacy Policy as well as our Terms and Conditions carefully, because they are both an integral part of our relationship with you. Some of the terms we use here have the same meaning as in the Terms and Conditions, which is why we have written them with a capital.

Please note: this Privacy Policy does not apply to:

• staff members (employees or independent contractors) of Suppliers, i.e. companies which provide services to our Clients and choose to upload the personal data of their employees or contractors into our Platform in the context of the services they provide to our Clients, with the exception of personal data which ProUnity processes in order to ascertain the correct usage of its Platform and related services and personal data collected to detect fraud or misuse;
• staff members of our Clients who have been granted access to our Platform by the Client to use the Platform on the Client’s behalf and for whom the Client has determined that ProUnity shall act solely as processor.

It will apply, however, to staff members or representatives of the Client with whom ProUnity interacts when providing its Platform and related services and whose personal data ProUnity processes as controller, for instance to ascertain proper usage of the Platform and related services or to detect fraud or misuse.

1/ WHO IS RESPONSIBLE?

Short: In most instances ProUnity is responsible for the processing of your personal data. Sometimes certain responsibilities lie not with ProUnity but with the Client or the Supplier.

1. When you use our Services, we – ProUnity NV, having its registered seat at Roger Vandendriesschelaan 18 / 4, 1150 Sint-Pieters-Woluwe, RPR Brussels 0568.514.822 – are in principle responsible for the processing of your personal data for all of the purposes and under the conditions explained herein.
2. Clients are responsible independently from us for the collection and processing of your personal data. This will be the case when you use the Platform and connected services in the context of providing your own services to one of our Clients, either because you have a services agreement directly with the Client or because you provide services to the Client because you have a services agreement with us. We refer you to the privacy notice of the Client to understand how your personal data are handled by the Client.
3. Suppliers are responsible for the processing of your personal data when you, as Supplier Consultant or staff member of a Supplier, use the Platform and our services on behalf of the Supplier. ProUnity will only be responsible independently from the Supplier for the processing of your personal data to the extent explained herein. We refer you to the privacy notice of the Supplier to understand how your personal data are handled by the Supplier.

2/ HOW ARE RESPONSIBILITIES ALLOCATED?

Short: If you have a question or request regarding what happens with your personal data on the Platform, you can contact ProUnity. Whenever the Client or the Supplier is responsible in accordance with their respective privacy notices, you are to contact them. We will make reasonable efforts to ensure that your request is addressed to the right responsible party.

1. To arrange for the aforementioned responsibilities, ProUnity, its Clients and Suppliers have put in place contractual arrangements between them. The essence of these arrangements is:
• when your personal data are processed for the purposes and under the conditions set forth in this Privacy Policy, we are responsible and you can address all your questions to us by sending an e-mail to info@pro-unity.com.
• if you are a staff member or representative of a Client and wish to know how the Client processes your personal data, you can address your questions directly to the Client. We only process your personal data as processor in such circumstances and are only able to forward your question to the Client.
• if you are a Freelancer or a staff member of a Supplier or a Supplier Consultant performing services to a Client and wish to know how a Client is processing your personal data (e.g. at the Client’s premises, in its visitor registration systems, its IT systems, etc.), we are not involved in the processing in any way. You should address your questions to the Client directly.
• if you are a staff member of a Supplier or a Supplier Consultant providing services to a Client and wish to know how the Supplier is processing your personal data when providing services to a Client through our own services, we act as processor of your Supplier unless explicitly stated otherwise herein and are only able to forward your question to the Supplier.
2. If your personal data are processed via the Platform, but you are unsure who to contact with questions or for requests regarding such processing, please send an e-mail to info@pro-unity.com and we will refer your question or request to the appropriate party.

3/ WHAT SORT OF PERSONAL DATA DO WE PROCESS?

Short: We process different types of personal data about our Users, e.g. because you create a profile and upload your CV or because you are authorized to access and use our Platform for administrative tasks. In this section we list the different categories of personal data that we process.

When you use our Platform, we collect and process the following categories of personal data for our own purposes as controller:

• You are a Freelancer:
• personal identification data (e.g. names);
• electronic identification data (e.g. IP addresses);
• data related to your use of the Platform or our Application;
• data related to your timesheets and performance of services to the Client;
• financial identification data (e.g. bank account number);
• debts and expenses;
• agreements and settlements (e.g. your agreement with the Client);
• personal particularities (e.g. age, gender, date of birth);
• current employment (e.g. function title and employer details);
• professional activities (e.g. references);
• professional competences (e.g. professional skills);
• academic curriculum;
• compensation (e.g. your daily rate);
• performance rating;
• use of IT equipment (e.g. your type of browser, time stamps, use of social media).
• You are a staff member or representative of a Client:
• personal identification data (e.g. names);
• electronic identification data (e.g. IP addresses);
• data related to your use of the Platform or our Application;
• current employment (e.g. function title and employer details);
• professional activities (e.g. references);
• use of IT equipment (e.g. your type of browser, time stamps, use of social media).
• You are a staff member of a Supplier or a Supplier Consultant:
• personal identification data (e.g. names);
• electronic identification data (e.g. IP addresses);
• data related to your use of the Platform or our Application;
• data related to your timesheets and performance of services to the Client;
• current employment (e.g. function title and employer details);
• use of IT equipment (e.g. your type of browser, time stamps, use of social media).

4/ WHY DO WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA?

Short: We process your personal data for a number of different purposes, including to provide you with our Platform, Application and services, to be able to offer our services to our Clients, to improve our Platform, Application and services, etc. In this section we provide you with an overview of all the reasons why we process your personal data.

We process your personal data for the following reasons:

(a) to inform you about our services and opportunities;

(b) to provide our services, including recruiting services (i.e. providing you with interesting opportunities, inviting you to interviews, etc.), unless you are a Supplier Consultant;

(c) if you are a Freelancer, for administration purposes (i.e. invoicing, timesheet keeping, payment related administration and reporting);

(d) to inform Users about market conditions;

(e) for statistical reasons;

(f) to improve our Platform and services;

(g) to expand our business, unless you are a Supplier Consultant;

(h) if you are a Freelancer, to build communities among our Users;

(i) for fee benchmarking based on profiles;

(j) for security reasons, fraud and misuse detection, prevention, follow-up and reporting;

(k) to inform any third party in the context of a possible merger with, acquisition from/by or demerger by that third party, even if that third party is located outside the EU;

(l) to comply with our legal obligations as well as with any valid request from policy, judicial or governmental authorities.

5/ WHAT MAKES THE PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA LEGITIMATE?

Short: The law obliges us to specify which legal basis we rely on to process your personal data (e.g. your consent). In this section we specify per purpose as listed above which such basis we use.

1. The data protection laws require us to precisely indicate to you which legal option we rely on to make the processing of your personal data legitimate. We need to clarify this for each of the purposes listed in section 4 above.
2. For purpose (a) we rely on your consent. We will only send you e-mails with your prior consent, which you may withdraw at any time. You can use the option to unsubscribe in the e-mails we send you.
3. For the purposes (b) to (d) we process your personal data because it is necessary to perform the agreement that we have with you for the use of our Platform and connected services. If you work on behalf of a Client, we rely on our legitimate interests to be able to provide our Services.
4. For the purposes (e) to (k) we process your personal data because it is necessary for purposes of our legitimate interests, which in this case concern:
• gaining insights in how the Platform and our services are used as well as in our user base;
• our commercial interests to improve and expand our business and services;
• our security and safety interests;
• being able to conclude corporate transactions.
5. For purpose (l) we need to process your personal data to comply with our legal obligations.

6/ RECIPIENTS AND TRANSFERS

Short: Your personal data are shared with a limited number of parties, such as our own service providers, and are thus sent abroad. In this section we explain to whom we send your personal data and how we ensure that your personal data are kept safe when sent abroad.

1. Your personal data may be sent to the following categories of recipients:
• yourself;
• your contacts or business relations;
• our partners, clients and service providers;
• our shareholders and potential acquirers, which include the organizations with which we are affiliated, such as the companies in the HeadFirst Group;
• governmental, judicial and other competent bodies.
2. Your personal data are not transferred outside the European Economic Area. If we were to transfer your personal data to a third country outside the European Economic Area, we will put in place appropriate safeguards on the basis of European Commission Implementing Decision (EU) 2021/914.

7/ HOW LONG DO WE RETAIN YOUR PERSONAL DATA?

Short: We only retain your personal data as long as required to achieve the purposes listed in section 4.

Your personal data are only processed for as long as needed to achieve the purposes listed in section 4 above. We will de-identify your personal data when they are no longer necessary for these purposes, unless there is:

• an overriding interest of ProUnity or any other third party in keeping your personal data identifiable;
• a legal or regulatory obligation or a judicial or administrative order that prevents us from de-identifying them.

8/ WHAT RIGHTS DO YOU HAVE?

Short: You have a right to access, correct or erase your personal data or limit or oppose the processing of your personal data. You also have a right to data portability. In this section we explain how and under which conditions you may exercise these rights.

1. You have the right to request access to all personal data processed by us insofar it pertains to you. You can exercise this right first and foremost via the Platform itself. We reserve the right to refuse multiple requests for access that are clearly submitted for causing nuisance or harm to us or others.
2. You have the right to ask that any personal data pertaining to you which are inaccurate, are corrected free of charge. A lot of your personal data you can correct yourself via the Platform. If a request for correction is submitted, such request must be accompanied of proof of the flawed nature of the data for which correction is asked.
3. You have the right to request that personal data pertaining to you will be deleted if they are no longer required in light of the purposes outlined above. However, you need to keep in mind that a request for deletion will be evaluated by us against:
• our own or a third party’s overriding interests;
• legal or regulatory obligations or administrative or judicial orders which may contradict such deletion. Instead of deletion you can also ask that we limit the processing of your personal data if and when (a) you contest the accuracy of that data, (b) the processing is illegitimate or (c) the data are no longer needed for the purposes which are outlined above, but you need them to defend yourself in judicial proceedings.
4. You have the right to oppose the processing of personal data for the purposes (e) to (k) in section 4, but you are required to explain your particular circumstances on which your request for opposition is based.
5. When clause 5.2 or 5.3 applies, you have the right to receive from us in a structured, commonly used and machine-readable format all personal data you have provided to us.
6. Each request addressed to us can be send via e-mail to info@pro-unity.com. You can use this email address to contact our Data Protection Officer.

An e-mail requesting to exercise a right will not be construed as consent with the processing of your personal data beyond what is required for handling your request. Such request should clearly state and specify which right you wish to exercise and the reasons for it, if such is required. It should also be dated and signed, and accompanied by a digitally scanned copy of your valid identity card proving your identity.

Without prejudice to the allocation of responsibilities as outlined in section 1, we will promptly inform you of having received this request. If the request proves valid, we will notify you as soon as reasonably possible and at the latest thirty (30) days after having received the request.

If you have any complaint regarding the processing of your personal data by ProUnity, you may always contact us via the e-mail address mentioned in the first paragraph of this clause. If you remain unsatisfied with our response, you may file a complaint with the competent data protection authority, i.e. the Belgian data protection authority.

Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité régit le traitement des données à caractère personnel qui a lieu lorsque vous, l’Utilisateur, utilisez nos services par le biais de la Plateforme ProUnity accessible via un portail web, via notre application mobile ou via tout service connecté (par exemple e-mail, chat, médias sociaux, prestataire de services de paiement, etc.). Nous, la SA ProUnity, respectons le droit au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel de tous nos Utilisateurs. Tous nos traitements de données à caractère personnel effectués sur ou par le biais de la Plateforme ProUnity seront conformes aux règles énoncées dans la présente Politique de confidentialité.

Veuillez lire attentivement la présente Politique de confidentialité ainsi que nos Conditions d’utilisation, car elles font partie intégrante de la relation que nous entretenons avec vous. Certains des termes que nous utilisons ici ont la même signification que dans les Conditions d’utilisation, ce qui est la raison pour laquelle nous les avons écrits avec une majuscule.

Remarque : la présente Politique de confidentialité ne s’applique pas :

• aux membres du personnel (employés ou contractants indépendants) des Fournisseurs, c’est-à-dire des sociétés qui fournissent des services à nos Clients et qui choisissent de télécharger les données à caractère personnel de leurs employés ou contractants sur notre Plateforme dans le cadre des services qu’ils fournissent à nos Clients, à l’exception des données à caractère personnel que ProUnity traite afin de s’assurer de l’utilisation correcte de sa Plateforme et des services qui y sont liés, et des données à caractère personnel collectées en vue de détecter les fraudes ou les utilisations abusives ;
• aux membres du personnel de nos Clients auxquels le Client a donné accès à notre Plateforme en vue de l’utiliser en son nom et pour lesquels le Client a décidé que ProUnity agirait uniquement en tant que responsable du traitement.

Elle s’applique toutefois aux membres du personnel ou aux représentants du Client avec lesquels ProUnity interagit dans le cadre de la mise à disposition de sa Plateforme et de la fourniture des services qui y sont liés et dont ProUnity traite les données à caractère personnel en tant que responsable du traitement, afin de s’assurer, par exemple, de la bonne utilisation de la Plateforme et des services qui y sont liés, ou pour détecter les fraudes ou les utilisations abusives.

1/ QUI EST RESPONSABLE ?

En bref : dans la plupart des cas, ProUnity est responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Parfois, certaines responsabilités n’incombent pas à ProUnity mais au Client ou au Fournisseur.

1. Lorsque vous utilisez nos Services, nous – la SA ProUnity, ayant son siège social Avenue Roger Vandendriessche 18/4, à 1150 Woluwe-Saint-Pierre, RPM Bruxelles 0568.514.822 – sommes en principe responsables du traitement de vos données à caractère personnel pour toutes les finalités et dans les conditions énoncées dans ce document.
2. Les Clients sont responsables, indépendamment de nous, de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel. Ce sera le cas lorsque vous utilisez la Plateforme et les services qui y sont liés dans le cadre de la fourniture de vos propres services à l’un de nos Clients, soit parce que vous avez un contrat de service directement avec le Client, soit parce que vous fournissez des services au Client dans le cadre d’un contrat de service que vous avez avec nous. Nous vous renvoyons à la déclaration de confidentialité du Client afin de comprendre comment vos données à caractère personnel sont traitées par le Client.
3. Les Fournisseurs sont responsables du traitement de vos données à caractère personnel lorsque vous, en tant que Consultant Fournisseur ou membre du personnel d’un Fournisseur, utilisez la Plateforme et nos services pour le compte du Fournisseur. ProUnity ne sera responsable, indépendamment du Fournisseur, du traitement de vos données à caractère personnel que dans la mesure énoncée dans le présent document. Nous vous renvoyons à la déclaration de confidentialité du Fournisseur afin de comprendre comment vos données à caractère personnel sont traitées par le Fournisseur.

2/ COMMENT LES RESPONSABILITÉS SONT-ELLES PARTAGÉES ?

En bref : si vous avez une question ou une demande concernant le traitement de vos données à caractère personnel sur la Plateforme, vous pouvez contacter ProUnity. Dès lors que le Client ou le Fournisseur est responsable conformément à leur déclaration de confidentialité respective, ce sont eux qu’il convient de contacter. Nous nous efforcerons de faire en sorte que votre demande soit adressée à la partie responsable appropriée.

1. Afin d’organiser les responsabilités susmentionnées, ProUnity, ses Clients et ses Fournisseurs ont mis en place des modalités contractuelles qui les lient. Les éléments essentiels de ces accords sont les suivants :
• lorsque vos données à caractère personnel sont traitées pour les finalités et dans les conditions énoncées dans la présente Politique de confidentialité, nous sommes responsables et vous pouvez nous adresser toutes vos questions en envoyant un e-mail à info@pro-unity.com.
• si vous êtes un membre du personnel ou un représentant d’un Client et que vous souhaitez savoir comment le Client traite vos données à caractère personnel, vous pouvez adresser vos questions directement au Client. Nous ne traitons vos données à caractère personnel en tant que sous-traitant que dans ces circonstances et nous ne pouvons que transmettre votre question au Client.
• si vous êtes un Indépendant ou un membre du personnel d’un Fournisseur ou un Consultant Fournisseur qui fournit des services à un Client et que vous souhaitez savoir comment le Client traite vos données à caractère personnel (par exemple dans les locaux du Client, dans ses systèmes d’enregistrement des visiteurs, dans ses systèmes informatiques, etc.), nous ne sommes en aucun cas impliqués dans le traitement. Vous devez adresser vos questions directement au Client.
• si vous êtes un membre du personnel d’un Fournisseur ou un Consultant Fournisseur qui fournit des services à un Client et que vous souhaitez savoir comment le Fournisseur traite vos données à caractère personnel lorsqu’il fournit des services à un Client par l’intermédiaire de nos propres services, nous agissons en tant que sous-traitant de votre Fournisseur, sauf indication contraire explicite dans le présent document, et nous ne pouvons que transmettre votre question au Fournisseur.
2. Si vos données à caractère personnel sont traitées via la Plateforme, mais que vous ne savez pas à qui vous adresser pour toute question ou demande concernant ce traitement, veuillez envoyer un e-mail à info@pro-unity.com et nous transmettrons votre question ou votre demande à la partie appropriée.

3/ QUELS TYPES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITONS-NOUS ?

En bref : nous traitons différents types de données à caractère personnel concernant nos Utilisateurs, par exemple parce que vous créez un profil et téléchargez votre CV ou parce que vous avez l’autorisation d’accéder à notre Plateforme et de l’utiliser pour des tâches administratives. La présente section énumère les différentes catégories de données à caractère personnel que nous traitons.

Lorsque vous utilisez notre Plateforme, nous collectons et traitons les catégories suivantes de données à caractère personnel pour nos propres finalités en tant que responsable du traitement :

• Vous êtes un Indépendant :
• les données d’identification personnelle (par exemple les noms) ;
• les données d’identification électronique (par exemple les adresses IP) ;
• les données relatives à votre utilisation de la Plateforme ou de notre Application ;
• les données relatives à vos feuilles de temps et à la prestation de services au Client ;
• les données d’identification financière (par exemple le numéro de compte bancaire) ;
• les dettes et les dépenses ;
• les contrats et les transactions (par exemple votre contrat avec le Client) ;
• les particularités personnelles (par exemple l’âge, le sexe, la date de naissance) ;
• l’emploi actuel (par exemple le titre de la fonction et les coordonnées de l’employeur) ;
• les activités professionnelles (par exemple les références) ;
• les compétences professionnelles (par exemple les aptitudes professionnelles) ;
• le curriculum de formation ;
• la rémunération (par exemple votre tarif journalier) ;
• la cote de performance ;
• l’utilisation de matériel informatique (par exemple le type de navigateur, les horodateurs, l’utilisation des médias sociaux).
• Vous êtes un membre du personnel ou un représentant d’un Client :
• les données d’identification personnelle (par exemple les noms) ;
• les données d’identification électronique (par exemple les adresses IP) ;
• les données relatives à votre utilisation de la Plateforme ou de notre Application ;
• l’emploi actuel (par exemple le titre de la fonction et les coordonnées de l’employeur) ;
• les activités professionnelles (par exemple les références) ;
• l’utilisation de matériel informatique (par exemple le type de navigateur, les horodateurs, l’utilisation des médias sociaux).
• Vous êtes un membre du personnel d’un Fournisseur ou un Consultant Fournisseur :
• les données d’identification personnelle (par exemple les noms) ;
• les données d’identification électronique (par exemple les adresses IP) ;
• les données relatives à votre utilisation de la Plateforme ou de notre Application ;
• les données relatives à vos feuilles de temps et à la prestation de services au Client ;
• l’emploi actuel (par exemple le titre de la fonction et les coordonnées de l’employeur) ;
• l’utilisation de matériel informatique (par exemple le type de navigateur, les horodateurs, l’utilisation des médias sociaux).

4/POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

En bref : nous traitons vos données à caractère personnel à différentes fins, notamment pour mettre notre Plateforme et notre Application à votre disposition et vous fournir nos services, pour pouvoir offrir nos services à nos Clients, pour améliorer notre Plateforme, notre Application et nos services, etc. Dans la présente section, nous vous donnons un aperçu de toutes les raisons pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel.

Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons suivantes :

(a) pour vous informer sur nos services et nos opportunités ;

(b) pour fournir nos services, y compris des services de recrutement (c’est-à-dire vous proposer des opportunités intéressantes, vous inviter à des entretiens, etc.), à moins que vous soyez un Consultant Fournisseur ;

(c) si vous êtes un Indépendant, à des fins administratives (c’est-à-dire pour la facturation, la tenue des feuilles de temps, l’administration des paiements et le reporting) ;

(d) pour informer les Utilisateurs sur les conditions du marché ;

(e) pour des raisons statistiques ;

(f) pour améliorer notre Plateforme et nos services ;

(g) pour développer nos activités, à moins que vous ne soyez un Consultant Fournisseur ;

(h) si vous êtes un Indépendant, pour créer des communautés parmi nos Utilisateurs ;

(i) pour l’étude comparative des tarifs sur la base des profils ;

(j) pour des raisons de sécurité, de détection et de prévention des fraudes et des abus, de suivi et de reporting ;

(k) pour informer tout tiers dans le cadre d’une éventuelle fusion ou scission avec ce tiers ou acquisition de/par celui-ci, même si ce tiers est situé en dehors de l’UE ;

(l) pour nous conformer à nos obligations légales ainsi qu’à toute demande valable émanant d’autorités politiques, judiciaires ou gouvernementales.

5/ EN QUOI LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ESTIL LÉGITIME ?

En bref : la loi nous oblige à préciser le fondement juridique sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos données à caractère personnel (par exemple votre consentement). Dans la présente section, nous expliquons sur quel fondement nous nous appuyons pour chaque finalité énumérée ci-dessus.

1. Les lois sur la protection des données nous obligent à vous indiquer précisément sur quel fondement juridique nous nous appuyons pour rendre légitime le traitement de vos données à caractère personnel. Ce point doit être clarifié pour chacune des finalités énumérées à la section 4 ci-dessus.
2. Pour la finalité (a), nous nous appuyons sur votre consentement. Nous ne vous enverrons des e-mails qu’avec votre consentement préalable, que vous pouvez retirer à tout moment. Vous pouvez utiliser l’option de désinscription dans les e-mails que nous vous envoyons.
3. Pour les finalités (b) à (d), nous traitons vos données à caractère personnel parce que cela est nécessaire pour exécuter le contrat que nous avons avec vous concernant l’utilisation de notre Plateforme et des services qui y sont liés. Si vous travaillez pour le compte d’un Client, nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes pour pouvoir fournir nos services.
4. Pour les finalités (e) à (k), nous traitons vos données à caractère personnel parce que cela est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, qui dans ce cas concernent :
• une meilleure compréhension de la manière dont la Plateforme et nos services sont utilisés ainsi que de notre base d’utilisateurs ;
• nos intérêts commerciaux à améliorer et développer nos activités et nos services ;
• nos intérêts en matière de sécurité et de sûreté ;
• notre capacité à conclure des transactions.
5. Pour la finalité (l), nous avons besoin de traiter vos données à caractère personnel pour nous conformer à nos obligations légales.

6/ DESTINATAIRES ET TRANSFERTS

En bref : vos données à caractère personnel sont partagées avec un nombre limité de parties, telles que nos propres fournisseurs de services, et sont donc envoyées à l’étranger. Dans la présente section, nous expliquons à qui nous envoyons vos données à caractère personnel et comment nous les protégeons lorsqu’elles sont envoyées à l’étranger.

1. Vos données à caractère personnel peuvent être envoyées aux catégories de destinataires suivantes :
• vous-même ;
• vos contacts ou relations d’affaires ;
• nos partenaires, clients et prestataires de services ;
• nos actionnaires et acquéreurs potentiels, qui comprennent les organisations auxquelles nous sommes affiliés, telles que les sociétés du groupe HeadFirst ;
• des instances gouvernementales, judiciaires et autres instances compétentes.
2. Vos données à caractère personnel ne sont pas transférées en dehors de l’Espace économique européen. Si nous devons transférer vos données à caractère personnel vers un pays tiers situé en dehors de l’Espace économique européen, nous mettrons en place des garanties appropriées sur la base de la décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne.

7/ COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

En bref : nous ne conservons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation des finalités énumérées à la section 4.

Vos données à caractère personnel ne sont traitées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités énumérées au point 4 ci-dessus. Nous anonymisons vos données à caractère personnel lorsqu’elles ne seront plus nécessaires au regard de ces finalités, à moins qu’il n’y ait :

• un intérêt prépondérant de ProUnity ou de tout autre tiers à ce que vos données à caractère personnel restent identifiables ;
• une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative qui nous empêche de les anonymiser.

8/ QUELS SONT VOS DROITS ?

En bref : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement de vos données à caractère personnel, ainsi que d’un droit de limitation ou d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Vous avez également un droit à la portabilité des données. Dans la présente section, nous expliquons comment et dans quelles conditions vous pouvez exercer ces droits.

1. Vous avez le droit de demander l’accès à toutes les données à caractère personnel que nous traitons, dans la mesure où elles vous concernent. Vous pouvez tout d’abord exercer ce droit via la Plateforme proprement dite. Nous nous réservons le droit de refuser les demandes d’accès multiples qui sont clairement soumises pour nous nuire ou nous porter préjudice, ou pour nuire ou porter préjudice à autrui.
2. Vous avez le droit de demander la rectification gratuite des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Vous pouvez rectifier vous-même un grand nombre de vos données à caractère personnel via la Plateforme. En cas de demande de rectification, cette demande doit être accompagnée de la preuve du caractère erroné des données dont la rectification est demandée.
3. Vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel vous concernant soient effacées si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités énumérées ci-dessus. Cependant, vous devez garder à l’esprit que nous évaluerons une demande de suppression sur la base des critères suivants
• nos propres intérêts prédominants ou ceux d’un tiers ;
• les obligations légales ou réglementaires ou les ordonnances administratives ou judiciaires qui pourraient s’opposer à une telle suppression. Au lieu de la suppression de vos données, vous pouvez également demander que nous limitions le traitement de vos données à caractère personnel si et quand (a) vous contestez l’exactitude de ces données, (b) le traitement est illégitime ou (c) les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités énumérées ci-dessus, mais que vous en avez besoin pour vous défendre dans le cadre d’une procédure judiciaire.
4. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour les finalités (e) à (k) de la section 4, mais vous devrez expliquer les circonstances particulières sur lesquelles se fonde votre demande d’opposition.
5. Lorsque la clause 5.2 ou 5.3 s’applique, vous avez le droit de recevoir de notre part, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, toutes les données à caractère personnel que vous nous avez fournies.
6. Chaque demande qui nous est adressée peut être envoyée par e-mail à info@pro-unity.com. Vous pouvez utiliser cette adresse électronique pour contacter notre délégué à la protection des données.

Un e-mail demandant l’exercice d’un droit ne sera pas interprété comme un consentement au traitement de vos données à caractère personnel au-delà de ce qui est nécessaire pour traiter votre demande. Cette demande doit clairement indiquer et préciser le droit que vous souhaitez exercer et les raisons pour lesquelles vous souhaitez l’exercer, si cela est requis. Elle doit également être datée et signée, et accompagnée d’une copie numérisée de votre carte d’identité valide prouvant votre identité.

Sans préjudice du partage des responsabilités tel que décrit au point 1, nous vous informerons rapidement de la réception de cette demande. Si la demande s’avère valable, nous vous en informerons dès que raisonnablement possible et au plus tard trente (30) jours suivant la réception de la demande.

Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel par ProUnity, vous pouvez toujours nous contacter via l’adresse e-mail mentionnée dans le premier paragraphe de cette clause. Si notre réponse ne vous donne pas satisfaction, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données, c’est-à-dire l’autorité belge de protection des données.

 

Privacybeleid

Dit Privacybeleid regelt de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt wanneer u, de Gebruiker, gebruik maakt van onze diensten via het ProUnity-Platform dat toegankelijk is via een webportaal, via onze mobiele applicatie of via een verbonden dienst (bv. e-mail, chat, sociale media, betaaldienst …). Wij, ProUnity NV, respecteren het recht op privacy en bescherming van de persoonsgegevens van al onze Gebruikers. Bij alle verwerking van persoonsgegevens door ons op of via het ProUnity-Platform zullen de in dit Privacybeleid vastgelegde regels worden nageleefd.

Lees dit Privacybeleid en onze Algemene Voorwaarden zorgvuldig, want beide maken integraal deel uit van onze relatie met u. Sommige van de hierin gebruikte termen hebben dezelfde betekenis als in de Algemene Voorwaarden. Daarom hebben we deze met een hoofdletter geschreven.

Opgelet: dit Privacybeleid is niet van toepassing op:

• personeelsleden (werknemers of zelfstandige aannemers) van Leveranciers, d.w.z. bedrijven die diensten verlenen aan onze Klanten en die de persoonsgegevens van hun personeelsleden of aannemers op ons Platform willen uploaden in het kader van de diensten die zij onze Klanten verlenen, met uitzondering van de persoonsgegevens die ProUnity verwerkt om een correct gebruik van zijn Platform en de bijbehorende diensten te verzekeren en persoonsgegevens die verzameld worden om fraude of misbruik op te sporen;
• personeelsleden van onze Klanten die van de Klant toegang tot ons Platform hebben gekregen om het Platform namens de Klant te gebruiken en voor wie de Klant heeft beslist dat ProUnity uitsluitend als verwerker zal optreden.

Het is echter wel van toepassing voor personeelsleden of vertegenwoordigers van de Klant met wie ProUnity contact heeft wanneer het zijn Platform en bijbehorende diensten verstrekt en wier persoonsgegevens ProUnity verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld om te verzekeren dat het Platform en de bijbehorende diensten correct worden gebruikt of om fraude of misbruik op te sporen.

1/ WIE IS VERANTWOORDELIJK?

Samengevat: In de meeste gevallen is ProUnity verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Soms liggen bepaalde verantwoordelijkheden niet bij ProUnity maar bij de Klant of de Leverancier.

1. Wanneer u gebruik maakt van onze Diensten, zijn wij, ProUnity NV, met maatschappelijke zetel te Roger Vandendriesschelaan 18, bus 4, 1150 Sint-Pieters-Woluwe, RPR Brussel 0568.514.822, in principe verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor alle doeleinden en onder de hierin vermelde voorwaarden.
2. Klanten zijn onafhankelijk van ons verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. Dat is het geval wanneer u gebruik maakt van het Platform en de bijbehorende diensten om uw eigen diensten aan een van onze Klanten te verlenen, ofwel omdat u een dienstenovereenkomst rechtstreeks met de Klant hebt, ofwel omdat u diensten aan de Klant verleent in het kader van een dienstenovereenkomst met ons. Wij verwijzen u naar de privacyverklaring van de Klant voor informatie over de behandeling van uw persoonsgegevens door de Klant.
3. Leveranciers zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u als Consultant van een Leverancier of personeelslid van een Leverancier namens de Leverancier gebruik maakt van het Platform en onze diensten. ProUnity is slechts onafhankelijk van de Leverancier verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in de mate die hierin wordt uitgelegd. Wij verwijzen u naar de privacyverklaring van de Leverancier voor informatie hoe uw persoonsgegevens door de Leverancier worden behandeld.

2/ HOE ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VERDEELD?

Samengevat: Indien u een vraag of verzoek hebt over wat er gebeurt met uw persoonsgegevens op het Platform, kunt u contact opnemen met ProUnity. Wanneer de Klant of de Leverancier volgens zijn eigen privacyverklaring verantwoordelijk is, dient u altijd contact op te nemen met hem. Wij zullen alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat uw verzoek bij de juiste verantwoordelijke terechtkomt.

1. Om de bovengenoemde verantwoordelijkheden te regelen hebben ProUnity en zijn Klanten en Leveranciers onderling contractuele regelingen getroffen. De essentie van deze regelingen is:
• Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de doeleinden en onder de voorwaarden die in dit Privacybeleid zijn beschreven, zijn wij verantwoordelijk en kunt u al uw vragen aan ons stellen door een e-mail te sturen naar info@pro-unity.com.
• Indien u een personeelslid of vertegenwoordiger van een Klant bent en u wilt weten hoe de Klant uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u uw vragen rechtstreeks aan de Klant stellen. In die omstandigheden verwerken wij uw persoonsgegevens enkel als verwerker en kunnen wij uw vraag alleen doorsturen naar de Klant.
• Indien u een Freelancer of personeelslid van een Leverancier of een Consultant van een Leverancier bent die diensten verleent aan een Klant en u wenst te weten hoe een Klant uw persoonsgegevens verwerkt (bv. in de kantoren van de Klant, in zijn registratiesystemen voor bezoekers, zijn IT-systemen enz.), zijn wij op geen enkele manier betrokken bij de verwerking. U dient uw vragen rechtstreeks aan de Klant te stellen.
• Indien u een personeelslid van een Leverancier of een Consultant van een Leverancier bent die diensten verleent aan een Klant en u wenst te weten hoe de Leverancier uw persoonsgegevens verwerkt wanneer hij via onze diensten zijn diensten aan de Klant verleent, treden wij op als verwerker van uw Leverancier tenzij hierin uitdrukkelijk anders vermeld en kunnen wij uw vraag alleen maar naar de Leverancier doorsturen.
2. Indien uw persoonsgegevens via het Platform worden verwerkt, maar u niet goed weet met wie u contact moet opnemen voor vragen of verzoeken in verband met deze verwerking, zendt u een e-mail naar info@pro-unity.com. Wij zullen uw vraag of verzoek dan naar de juiste partij doorzenden.

3/ WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Samengevat: We verwerken verschillende soorten persoonsgegevens van onze Gebruikers, bv. omdat u een profiel aanmaakt en uw cv uploadt of omdat u toestemming hebt om ons Platform te raadplegen en te gebruiken voor administratieve taken. In dit artikel sommen we de verschillende categorieën persoonsgegevens op die wij verwerken.

Wanneer u gebruik maakt van ons Platform, verzamelen en verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden als verwerkingsverantwoordelijke:

• U bent een Freelancer:
• persoonlijke identificatiegegevens (bv. namen);
• elektronische identificatiegegevens (bv. IP-adressen);
• gegevens in verband met uw gebruik van het Platform of onze Applicatie;
• gegevens van uw tijdstaten en over het uitvoeren van de diensten voor de Klant;
• financiële identificatiegegevens (bv. bankrekeningnummer);
• schulden en uitgaven;
• overeenkomsten en schikkingen (bv. uw overeenkomst met de Klant);
• persoonlijke informatie (bv. leeftijd, geslacht, geboortedatum);
• huidig dienstverband (bv. functiebenaming en gegevens van de werkgever);
• professionele activiteiten (bv. referenties);
• beroepsbekwaamheden (bv. professionele vaardigheden);
• academisch curriculum;
• vergoeding (bv. dagtarief);
• prestatiebeoordeling;
• gebruik van IT-apparatuur (bv. welke browser, tijdstempels, gebruik van sociale media).
• U bent een personeelslid of vertegenwoordiger van een Klant:
• persoonlijke identificatiegegevens (bv. namen);
• elektronische identificatiegegevens (bv. IP-adressen);
• gegevens in verband met uw gebruik van het Platform of onze Applicatie;
• huidig dienstverband (bv. functiebenaming en gegevens van de werkgever);
• professionele activiteiten (bv. referenties);
• gebruik van IT-apparatuur (bv. welke browser, tijdstempels, gebruik van sociale media).
• U bent een personeelslid van een Leverancier of een Consultant van een Leverancier:
• persoonlijke identificatiegegevens (bv. namen);
• elektronische identificatiegegevens (bv. IP-adressen);
• gegevens in verband met uw gebruik van het Platform of onze Applicatie;
• gegevens van uw tijdstaten en met betrekking tot het uitvoeren van de diensten voor de Klant;
• huidig dienstverband (bv. functiebenaming en gegevens van de werkgever);
• gebruik van IT-apparatuur (bv. welke browser, tijdstempels, gebruik van sociale media).

4/ WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Samengevat: Wij verwerken uw persoonsgegevens voor een aantal verschillende doeleinden, waaronder om u ons Platform, Applicatie en diensten aan te bieden, om onze diensten aan Klanten te kunnen aanbieden, om ons Platform, Applicatie en diensten te verbeteren enz. In dit artikel geven wij u een overzicht van alle redenen waarom wij uw persoonsgegevens verwerken.

Wij verwerken uw persoonsgegevens om de volgende redenen:

(a) om u te informeren over onze diensten en mogelijkheden;

(b) om u onze diensten aan te bieden, met inbegrip van rekruteringsdiensten (d.w.z. u interessante kansen aan te bieden, u uit te nodigen voor sollicitatiegesprekken enz.), behalve indien u een Consultant van een Leverancier bent;

(c) indien u een Freelancer bent, voor administratieve doeleinden (d.w.z. facturatie, het bijhouden van tijdstaten, betaaladministratie en verslaggeving);

(d) om Gebruikers te informeren over de marktsituatie;

(e) om statistische redenen;

(f) om ons Platform en onze dienstverlening te verbeteren;

(g) om onze activiteiten uit te breiden, tenzij u een Consultant van een Leverancier bent;

(h) indien u een Freelancer bent, om community’s van onze Gebruikers te vormen;

(i) voor het benchmarken van vergoedingen op basis van profielen;

(j) om veiligheidsredenen en om fraude en misbruik op te sporen, te voorkomen, op te volgen en te rapporteren;

(k) om derden te informeren in het kader van een eventuele fusie met, overname van/door of afsplitsing van die derde, zelfs als die derde buiten de EU gevestigd is;

(l) om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en een eventueel geldig verzoek van beleids-, gerechtelijke of overheidsinstanties.

5/ WAT MAAKT DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS GERECHTVAARDIGD?

Samengevat: De wet verplicht ons te specificeren op welke rechtsgrond wij ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken (bv. uw toestemming). In dit artikel specificeren we per hierboven opgesomd doeleinde op welke rechtsgrond wij ons baseren.

1. De wetgeving inzake gegevensbescherming eist dat wij u precies meedelen op welke rechtsgrond wij ons baseren om de verwerking van uw persoonsgegevens te rechtvaardigen. Wij moeten dit voor elk van de in artikel 4 hierboven opgesomde doeleinden uitleggen.
2. Voor doeleinde (b) baseren wij ons op uw toestemming. Wij zullen u alleen e-mails sturen met uw voorafgaande toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken. Hiervoor kunt u de optie “Uitschrijven” in de u toegestuurde e-mails gebruiken.
3. Voor doeleinden (b) tot (d) verwerken we uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om de overeenkomst uit te voeren die we met u hebben voor het gebruik van ons Platform en de bijbehorende diensten. Indien u voor rekening van een Klant werkt, beroepen wij ons op onze gerechtvaardigde belangen om onze Diensten te kunnen verlenen.
4. Voor doeleinden (e) tot (k) verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is ten behoeve van onze gerechtvaardigde belangen, in dit geval meer bepaald:
• om inzicht te krijgen in hoe het Platform en onze diensten worden gebruikt en in ons gebruikersbestand;
• ten behoeve van onze commerciële belangen om ons bedrijf en onze diensten te verbeteren en uit te breiden;
• voor onze veiligheidsbelangen;
• om bedrijfstransacties te kunnen afsluiten.
5. Voor doeleinde (l) moeten we uw persoonsgegevens verwerken om onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen.

6/ ONTVANGERS EN OVERDRACHTEN

Samengevat: Uw persoonsgegevens worden met een beperkt aantal partijen, zoals onze eigen dienstverleners, gedeeld en worden dus naar het buitenland doorgezonden. In dit artikel leggen we uit naar wie we uw persoonsgegevens verzenden en hoe we ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens veilig bewaard worden bij verzending naar het buitenland.

1. Uw persoonsgegevens kunnen worden verzonden naar de volgende categorieën ontvangers:
• uzelf;
• uw contacten of zakenrelaties;
• onze partners, klanten en dienstverleners;
• onze aandeelhouders en potentiële overnemers, waaronder de organisaties met wie wij verbonden zijn, zoals de bedrijven van de HeadFirst Group;
• overheids-, gerechtelijke en andere bevoegde instanties.
2. Uw persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven. Als we uw persoonsgegevens aan een derde land buiten de Europese economische ruimte zouden moeten doorgeven, zullen we passende veiligheidsmaatregelen nemen op basis van Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Europese Commissie.

7/ HOELANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Samengevat: Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in artikel 4 genoemde doeleinden te bereiken.

Uw persoonsgegevens worden enkel bewaard zolang dat noodzakelijk is om de in artikel 4 hierboven genoemde doeleinden te bereiken. Wij zullen uw persoonsgegevens anonimiseren wanneer zij niet meer noodzakelijk zijn voor deze doeleinden, behalve wanneer er sprake is van:

• een zwaarder wegend belang van ProUnity of een andere derde om uw persoonsgegevens identificeerbaar te houden;
• een verplichting uit hoofde van de wet- of regelgeving of een gerechtelijk of administratief bevel dat ons belet deze te anonimiseren.

8/ WELKE RECHTEN HEBT U?

Samengevat: U hebt het recht uw persoonsgegevens in te zien of te laten rectificeren of wissen of om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken of er bezwaar tegen te maken. U hebt ook recht op overdraagbaarheid van gegevens. In dit artikel leggen we uit hoe en op welke voorwaarden u deze rechten kunt uitoefenen.

1. U hebt het recht om inzage te vragen van alle persoonsgegevens die wij hebben verwerkt voor zover dat betrekking heeft op u. U kunt dit recht eerst en vooral via het Platform zelf uitoefenen. Wij behouden ons het recht voor om veelvuldige verzoeken om inzage te weigeren die duidelijk zijn ingediend om ons of anderen overlast of schade te berokkenen.
2. U hebt het recht om te vragen dat persoonsgegevens van u die onjuist zijn kosteloos worden gecorrigeerd. U kunt veel van uw persoonsgegevens zelf op het Platform corrigeren. Indien een verzoek tot correctie wordt ingediend, moet dat verzoek vergezeld gaan van een bewijs van de onjuistheid van de gegevens waarvoor u om correctie vraagt.
3. U hebt het recht om te vragen dat persoonsgegevens van u worden gewist als zij niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven opgesomde doeleinden. U dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek om wissing door ons zal worden beoordeeld op basis van:
• eventuele zwaarder wegende belangen van ons of een derde;
• verplichtingen uit hoofde van de wet- of regelgeving of gerechtelijke of administratieve bevelen die strijdig kunnen zijn met deze wissing. In plaats van wissing kunt u ook vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken indien (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking niet gerechtvaardigd is of (c) die gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor de hierboven genoemde doeleinden, maar u deze nodig hebt om u te verdedigen in een gerechtelijke procedure.
4. Wanneer clausule 5.2 of 5.3 van toepassing is, hebt u het recht om van ons alle persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.
5. Elk verzoek aan ons kunt u per mail versturen naar info@pro-unity.com. U kunt dit e-mailadres gebruiken om contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

Een e-mail met een verzoek om een recht uit te oefenen zal niet worden opgevat als toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan noodzakelijk om uw verzoek af te handelen. In een dergelijk verzoek moet duidelijk worden vermeld en gespecificeerd welk recht u wenst uit te oefenen, evenals de redenen daarvoor als dat vereist is. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst.

Zonder afbreuk te doen aan de toewijzing van verantwoordelijkheden zoals beschreven in artikel 1 zullen we u onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien het verzoek geldig blijkt, zullen wij u hiervan zo snel als redelijkerwijze mogelijk en ten laatste dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek op de hoogte brengen.

Indien u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door ProUnity, kunt u altijd contact opnemen met ons via het e-mailadres dat in de eerste alinea van deze clausule vermeld is. Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming, met name de Belgische autoriteit voor gegevensbescherming.