Description
PMO Manager pour l’implémentation et la gestion de la gouvernance ainsi que des processus de Portfolio et Project Management, y compris le PMO central
Contexte
Dans le contexte d’une transformation organisationnelle d’envergure, un acteur public majeur souhaite renforcer sa gouvernance de la gestion du portfolio, programme, projet et produit (PPM). Les enjeux principaux concernent la structuration du pilotage stratégique et opérationnel, l’alignement entre les initiatives business et IT, la priorisation, l’optimisation de l’utilisation des ressources, ainsi que l’adoption d’outils et de méthodes modernes.
Ce renforcement s’appuie sur la création d’un PMO central, responsable de la définition des standards, de la gouvernance PPM et du suivi consolidé des projets et produits, ainsi que de PMO décentralisés au sein de différentes services/départements.
Une coordination cohérente et efficace entre ces structures est essentielle pour garantir une vision globale, une priorisation partagée et un fonctionnement harmonisé.
Nous recherchons un(e) PMO Manager capable d’intervenir à la fois sur les dimensions stratégiques (gouvernance, cadre méthodologique, PPM) et opérationnelles (pilotage, accompagnement, collaboration avec les PMO décentralisés).
Il ne s’agit pas d’un poste de Programme Manager, mais bien d’une fonction stratégique dédiée à la structuration, à l’implémentation et à l’amélioration continue de la gouvernance et processus PPM et du PMO central.
Responsabilités
1° Implémentation de la gouvernance PPM et PMO central
• Mettre en place, structurer et optimiser une gouvernance PPM basée sur Prince2 et adaptée au contexte institutionnel, en s’appuyant sur l’expérience acquise dans plusieurs administrations publiques.
• Développer et maintenir les méthodologies PPM (Prince2 et Agile (entre autre pour l’IT et le DATA)) et adapter ces cadres aux spécificités organisationnelles de l’INAMI.
• Assurer un reporting structuré et transparent sur l’avancement, les risques et les décisions liée à cette implémentation
2° Implémentation et amélioration des processus PPM et PMO central
• Déployer et faire évoluer une méthodologie PPM qui devra être basée sur Prince2, intégrant des pratiques de Product Management et Agility.
• Soutenir et/ou piloter l’implémentation et l’amélioration d’un outil PPM complexe en assurant migration, paramétrisation, adoption, formation et cohérence méthodologique.
• Mettre en place un cadre unifié de gestion des capacités et des ressources destiné à être utilisé conjointement avec les équipes métiers, RH, IT et Data, afin d’assurer l’alignement des priorités et la définition de feuilles de route, tout en intégrant cette gestion dans l’outil PPM.
• Définir, maintenir et diffuser les templates, standards et processus.
• Accompagner les Project managers, product owners, PMO central, PMO décentralisées et autre stakeholders.
• Structurer et animer la communauté de pratique PPM.
• Assurer un reporting structuré et transparent sur l’avancement, les risques et les décisions liée à cette implémentation et ces améliorations.
3° Gestion et pilotage du PMO central et des processus PPM
• Gérer et animer un PMO central performant : reporting, suivi portefeuille projets, programmes et produits, priorisation, sélection, capacity management, roadmap, delivery, coordination des parties prenantes, amélioration des processus.
• Accompagner les équipes métiers et les PMOs décentralisés dans la définition, la priorisation et la structuration du portefeuille de projets, en incluant workshops, coaching et facilitation.
• Suivre les ressources, budgets, risques, dépendances et indicateurs de performance.
• Produire des rapports et tableaux de bord à destination des utilisateurs, parties prenantes et décideurs.
• Préparer et animer les réunions des différentes instances de gouvernance.
4° Résolution de problèmes et amélioration continue
• Identifier proactivement les points de blocage et dépendances critiques.
• Proposer des solutions pragmatiques et accompagner leur mise en œuvre.
• Contribuer à une culture d’amélioration continue.
5° Change management et communication
• Assurer un changement organisationnel fluide : (participer à l’) établissement et exécution d’un plan change : communication, gestion des impacts, gestion et accompagnement des utilisateurs et stakeholders, et transfert de compétences.
• Organiser et faciliter coachings, formations, ateliers, workshops et sessions d’information.
• Collaborer transversalement avec l’ensemble des acteurs internes et externes, en s’appuyant sur des compétences éprouvées de leadership non hiérarchique.
6° Résolution de problèmes et amélioration continue
• Identifier proactivement les points de blocage et dépendances critiques.
• Proposer des solutions pragmatiques et accompagner leur mise en œuvre.
• Contribuer à une culture d’amélioration continue.
7° Transfert de connaissances
• Assurer le transfert structuré de connaissances vers les équipes internes.
• Documenter les bonnes pratiques et garantir la pérennité de la gouvernance PPM.
PROFIL & SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES
1° Formation & certifications
• Master en management.
• Prince2 Foundation et Practitioner obligatoire.
• Certification 3OP, Change (par exemple ProSci) ou Facilitation est un atout
2° Expérience
• Expérience confirmée dans l’implémentation et la gestion d’un Central PMO (avec PMO’s décentralisés) en tant que PMO manager (au moins dans 2 institutions/organisations publiques différentes).
• Expérience confirmée dans des environnements publics ou parapublics, avec compréhension des enjeux institutionnels et de la complexité administrative.
• Expérience au sein d’organisations complexes (>1.500 collaborateurs).
3° Compétences comportementales
• Leadership fédérateur & transversal
• Aptitudes fortes en facilitation, animation d’ateliers, stakeholder management et création de consensus.
• Esprit analytique et sens de la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler en transversal et en équipe.
4° Compétences techniques
• Très bonne maîtrise de la suite Office
• et de Power BI.
• Expérience avec des outils PPM et leur implémentation.
• Gouvernance Prince2
• Connaissance des frameworks Agile (Scrum master)
• Notions de product management (roadmaps, backlog, cycle de vie produit).
• Reporting data-driven (KPI, Power BI).
• Compréhension des processus IT et Data.
• Notions de suivi budgétaire.
• Excellentes compétences de communication en français et en néerlandais.
PMO Manager voor de implementatie en het beheer van de governance en de Portfolio en Project Management processen, inclusief de centrale PMO
Achtergrond
Context
In het kader van een grote organisatorische transformatie wil een grote publieke speler zijn governance van portfolio-, programma-, project- en productmanagement (PPM) versterken. De belangrijkste kwesties betreffen de structurering van strategisch en operationeel management, de afstemming tussen bedrijfs- en IT-initiatieven, prioritering, optimalisatie van het gebruik van middelen, evenals de toepassing van moderne hulpmiddelen en methoden.
Deze versterking is gebaseerd op de oprichting van een centrale PMO, die verantwoordelijk is voor de vaststelling van normen, de PPM-governance en de geconsolideerde monitoring van projecten en producten, evenals gedecentraliseerde PMO’s binnen verschillende afdelingen/afdelingen.
Coherente en doeltreffende coördinatie tussen deze structuren is van essentieel belang om te zorgen voor een alomvattende visie, gedeelde prioritering en een geharmoniseerde werking.
Wij zijn op zoek naar een PMO Manager die kan ingrijpen op zowel de strategische (governance, methodologisch kader, PPM) als operationele (piloting, support, samenwerking met gedecentraliseerde PMO’s) dimensies.
Dit is geen Program Manager-functie, maar een strategische functie die zich toelegt op het structureren, implementeren en continu verbeteren van PPM-governance en -processen en de centrale PMO.
Verantwoordelijkheden
1° Implementatie van centrale PPM- en PMO-governance
• PPM-governance opzetten, structureren en optimaliseren op basis van Prince2 en aangepast aan de institutionele context, voortbouwend op de ervaring die bij verschillende overheidsdiensten is opgedaan.
• Ontwikkelen en onderhouden van de PPM-methodologieën (Prince2 en Agile (onder meer voor IT en DATA)) en aanpassen van deze kaders aan de organisatorische specifieke kenmerken van INAMI.
• Zorgen voor gestructureerde en transparante verslaglegging over de voortgang, risico’s en besluiten in verband met deze uitvoering
2° Implementatie en verbetering van centrale PPM- en PMO-processen
• Implementeer en ontwikkel een PPM-methodologie die gebaseerd moet zijn op Prince2, waarbij productmanagement en Agility-praktijken worden geïntegreerd.
• De implementatie en verbetering van een complex MPC-instrument ondersteunen en/of beheren door te zorgen voor migratie, parametrisering, adoptie, opleiding en methodologische consistentie.
• Vaststelling van een uniform kader voor capaciteits- en middelenbeheer dat in samenwerking met bedrijfs-, HR-, IT- en datateams kan worden gebruikt om de prioriteiten op elkaar af te stemmen en routekaarten vast te stellen, terwijl dit beheer in het PPM-instrument wordt geïntegreerd.
• Definieer, onderhoud en verspreid templates, standaarden en processen.
• Begeleid projectmanagers, producteigenaren, centrale PMO, gedecentraliseerde PMO en andere belanghebbenden.
• Structuur en animeer de PPM-praktijkgemeenschap.
• Zorgen voor gestructureerde en transparante verslaglegging over de voortgang, risico’s en besluiten in verband met deze uitvoering en deze verbeteringen.
3° Beheer en aansturing van centrale PMO- en PPM-processen
• Beheer en animeer een high-performance centrale PMO: rapportage, portfolio monitoring projecten, programma’s en producten, prioritering, selectie, capaciteitsbeheer, roadmap, levering, stakeholder coördinatie, procesverbetering.
• Ondersteunen van business teams en gedecentraliseerde PMO’s bij het definiëren, prioriteren en structureren van het projectportfolio, inclusief workshops, coaching en facilitering.
• Volg middelen, budgetten, risico’s, afhankelijkheden en prestatie-indicatoren.
• Maak rapporten en dashboards voor gebruikers, belanghebbenden en besluitvormers.
• De vergaderingen van de verschillende bestuursorganen voorbereiden en faciliteren.
4°Probleemoplossing en continue verbetering
• Identificeer proactief kritieke lockpoints en afhankelijkheden.
• Pragmatische oplossingen voorstellen en de uitvoering ervan ondersteunen.
• Draag bij aan een cultuur van continue verbetering.
5°Verandermanagement en communicatie
• Zorgen voor een soepele organisatieverandering: (deelnemen aan) het opstellen en uitvoeren van een veranderingsplan: communicatie, impactmanagement, beheer en ondersteuning van gebruikers en belanghebbenden, en overdracht van vaardigheden.
• Het organiseren en faciliteren van coaching, trainingen, workshops, workshops en informatiesessies.
• Horizontaal samenwerken met alle interne en externe actoren, voortbouwend op bewezen niet-hiërarchische leiderschapsvaardigheden.
6° Probleemoplossing en continue verbetering
• Identificeer proactief kritieke lockpoints en afhankelijkheden.
• Pragmatische oplossingen voorstellen en de uitvoering ervan ondersteunen.
• Draag bij aan een cultuur van continue verbetering.
7° Kennisoverdracht
• Zorgen voor een gestructureerde overdracht van kennis naar interne teams.
• Goede praktijken documenteren en de duurzaamheid van MPC-governance waarborgen.
PROFIEL & TECHNISCHE SPECIFICATIES
1° Training & certificeringen
• Master in het management.
• Prince2 Foundation en Practitioner verplicht.
• 3OP certificering, Change (bijvoorbeeld ProSci) of Facilitation is een troef
2° Ervaring
• aantoonbare ervaring met de uitvoering en het beheer van een PMO-centrale (met gedecentraliseerde PMO’s) als PMO-manager (ten minste in twee verschillende openbare instellingen/organisaties).
• Bewezen ervaring in openbare of parapublieke omgevingen, met een goed begrip van institutionele kwesties en administratieve complexiteit.
• Ervaring in complexe organisaties (> 1.500 medewerkers).
3° Gedragsvaardigheden
• Federatief & transversaal leiderschap
• Sterke faciliteringsvaardigheden, facilitering van workshops, stakeholdermanagement en consensusvorming.
• Analytische geest en gevoel voor probleemoplossing.
• Vermogen om transversaal en als team te werken.
4° Technische vaardigheden
• Zeer goede controle over de Office suite
• van Power BI.
• Ervaring met PPM tools en de implementatie ervan.
• Bestuur Prince2
• Kennis van Agile frameworks (Scrum master)
• Product management concepten (roadmaps, backlog, product lifecycle).
• Rapportage data-driven (KPI, Power BI).
• Kennis van IT- en dataprocessen.
• Begrippen van begrotingstoezicht.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Frans en Nederlands.
