Consultant expert Jira Service Management

Job Description (English Version)

The FPS Mobility and Transport in Belgium is dedicated to coordinating IT services and creating innovative IT tools for mobility. Our main focus areas include aviation, navigation, road, and rail transport throughout Belgium. We aim to improve mobility in Belgium through technological solutions and digital innovation, exploring fascinating and ever-evolving fields such as aviation, drones, navigation, road transport, and sustainable mobility. Flexibility and agility are valued assets!

As a central bank for vehicles, ships, and aircraft, we collect, correlate, and make data available to other governments and organizations. Maintaining a robust, secure, and up-to-date IT environment with the latest technologies is crucial. We remain attentive to technological developments in the market, exploring their useful application for our FOD and its clients. FOD Mobility and Transport moves you forward on the road, water, railway, or in the air. Our main task is to contribute to the safety, environment, and economy of transport.

Job Description

You will join the ICT department of the Federal Public Service Mobility and Transport. This department oversees the IT needs of the entire Federal Public Service Mobility and Transport. You will collaborate with the SIGI team (Strategy, Innovation & Governance) to define "best practices" that will enable the implementation of a new ITSM management based on Atlassian products (JSM, Jira Software & Confluence). You will analyze the IT service needs of the SPF Mobility and define the governance that will subsequently allow configuring and administering Atlassian products Jira Service Management, Jira Software & Confluence. Participate in the migration project of current tools (GLPI, Youtrack) to Atlassian products. . You will be responsible for training and supporting users. You must be comfortable training end-users on Jira usage, providing technical support, and answering their questions.

Key Responsibilities

• Define "best practices" to configure and administer Jira Service Management to handle requests and incidents reported by our users.
• Perform a POC of the new ITSM organization
• Be able to configure the client portal to allow them to submit their request, report an incident, and connect to a Confluence knowledge base for self-service.
• Configure the tools so that support agents can provide the help users need and feed the knowledge base in Confluence.
• Define possible workflows and automations to handle requests requiring intervention from development teams (Integration between JSM & Jira Software).
• Analyze integration possibilities with Low-code development teams (Mendix)
• Define reporting dashboards that would allow leaders to measure effectiveness.

Duration and Characteristics of the Mission:

This mission comprises approximately 28 days and could start from June 1, 2024. Remote work is possible, but presence in Brussels (City Atrium: Rue du Progrès 56, 1210 Brussels) may be required. Performances will be scheduled in mutual consultation.

Profile

• Mastery of "best practices" to configure and administer Jira Service Management
• Technical mastery of Jira: A thorough understanding of Jira’s basic features, including project creation and management, workflow configuration, ticket and task management, as well as integration with other tools and plugins.
• Customization and configuration: Ability to customize Jira according to the organization’s specific needs, including creating custom fields, workflows, and dashboards.
• User and permission management: Have a vision of the best way to manage roles in JSM to match the functioning of the SPF, and define precise permissions to ensure data security.
• Business needs analysis: Ability to understand the end-users’ business requirements and translate these needs into effective configurations in Jira.
• Project management skills: Ability to manage complex projects using Jira, including planning, progress tracking, risk and issue management, as well as communication with users.
• Communication skills: Excellent written and verbal communication skills to collaborate effectively with team members, project managers, and end-users.
• Collaborative skills: Strong collaboration and communication skills, facilitating effective teamwork and interactions with diverse groups.
• You have a strong analytical and problem-solving ability, and you can propose creative solutions.
• You are stress-resistant and capable of dealing with tight deadlines and high pressure.
• Good understanding of current and emerging technologies and how other companies use them.
• Strong knowledge and understanding of business needs, with the ability to establish and maintain a high level of customer trust.
• Ability to support a tactical resource plan by mapping future demand to predict project completion in the project portfolio and very good communication in English. A sufficient professional level in French/Dutch is required.

The effective completion of this contract is subject to obtaining the necessary budget and may therefore be canceled without further justification. When selecting candidates, we also reserve the right to choose the candidate based on price. The number of days of the mission may vary depending on the available budget.

You will need to agree and sign the NDA for consultants (attached) on your first day. The SPF Mobility and Transport is subject to compliance with public procurement laws and must follow a rather lengthy approval process, which may experience certain delays. We therefore ask you to remain patient and wait for Pro Unity to contact you to know the progress of the candidate selection. Any attempt to contact the services of the SPF Mobility and Transport, through any channel other than Pro Unity, will be futile.

You must attach all the certificates and documents requested to your CV and cover letter! Mandatory! Documents must be sent to be validated! Without these documents, your application could be rejected.

If you meet the above requirements and are interested in this challenging role, please send us your CV and cover letter. We look forward to hearing from you and seeing what you can bring to our team.

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Description de poste (version française)

Le SPF Mobilité et Transport en Belgique se consacre à la coordination des services informatiques et à la création d’outils informatiques innovants pour la mobilité. Notre principal axe d’intervention englobe l’aviation, la navigation, la route et le transport ferroviaire dans toute la Belgique. Nous visons à améliorer la mobilité en Belgique grâce à des solutions technologiques et à l’innovation numérique, explorant des domaines fascinants et en constante évolution tels que l’aviation, les drones, la navigation, le transport routier et la mobilité durable. La flexibilité et l’agilité sont des atouts valorisés !

En tant que banque carrefour pour les véhicules, les navires et les aéronefs, nous collectons, corrélons et mettons des données à disposition d’autres gouvernements et organisations. Maintenir un environnement informatique robuste, sécurisé et à jour avec les dernières technologies est crucial. Nous restons attentifs aux évolutions technologiques du marché, explorant leur application utile pour notre FOD et ses clients. La FOD Mobilité et Transport vous fait avancer sur la route, sur l’eau, sur le chemin de fer ou dans les airs. Notre tâche principale est de contribuer à la sécurité, à l’environnement et à l’économie des transports.

Description de la fonction

Vous rejoindrez le département ICT du Service public fédéral Mobilité et Transport. Ce département encadre les besoins IT de tout le Service public fédéral Mobilité et Transport. Vous collaborerez avec l’équipe SIGI (Stratégie, Innovation & Gouvernance) afin de définir les « bonnes pratiques » qui permettront l’implémentation d’une nouvelle gestion ITSM basée sur les produits Atlassian (JSM, Jira Software & Confluence). Vous analyserez les besoins du service IT du SPF Mobilité et afin de définir la gouvernance qui permettra par la suite de configurer et administrer les produits Atlassian Jira Service Management, Jira Software & Confluence. Participer au projet de migration des outils actuels (GLPI, Youtrack) vers les produits Atlassian. . Vous serez chargé de la formation et du support des utilisateurs. Vous devez être à l’aise pour former les utilisateurs finaux sur l’utilisation de Jira, fournir un support technique et répondre à leurs questions.

Responsabilités clés

• Définir les « bonnes pratiques » afin de configurer et administrer Jira Service Management afin de traiter les demandes et les incidents signalés par nos utilisateurs.
• Réaliser un POC de la nouvelle organisation de l’ITSM
• Pouvoir configurer le portail client pour leur permettre d’introduire leur demande, signaler un incident et se connecter à une base de connaissances Confluence pour le self-service.
• Configurer les outils afin que les agents de support puissent fournir l’aide dont les utilisateurs ont besoin et alimenter la base de connaissance dans Confluence.
• Définir les workflows et automatisations possibles afin de traiter les demandes nécessitant une intervention des équipes de développement (Intégration entre JSM & Jira Software).
• Analyser les possibilités d’intégration avec les équipes de développement Low-code (Mendix)
• Définir des tableaux de reporting qui permettraient aux dirigeants de mesurer l’efficacité.

Durée et caractéristiques de la mission :

Cette mission comprend environ 28 jours et pourrait débuter à partir du 1er juin 2024. Le travail à distance peut se faire mais la présence à Bruxelles (City Atrium : Rue du Progrès 56, 1210 Bruxelles) peut être requise. Les performances seront programmées en consultation mutuelle.

Profil

• Maîtrise des « best practices » afin de configurer et administrer Jira Service Management
• Maîtrise technique de Jira : Une compréhension approfondie des fonctionnalités de base de Jira, y compris la création et la gestion des projets, la configuration des flux de travail, la gestion des tickets et des tâches, ainsi que l’intégration avec d’autres outils et plugins.
• Personnalisation et configuration : Capacité à personnaliser Jira en fonction des besoins spécifiques de l’organisation, notamment la création de champs personnalisés, de workflows et de tableaux de bord.
• Gestion des utilisateurs et des autorisations : Avoir une vision de la meilleure façon de gérer les rôles dans JSM pour correspondre au fonctionnement du SPF, et définir les autorisations précises pour garantir la sécurité des données.
• Analyse des besoins métier : Aptitude à comprendre les exigences métier des utilisateurs finaux et à traduire ces besoins en configurations efficaces dans Jira.
• Compétences en gestion de projet : Capacité à gérer des projets complexes en utilisant Jira, y compris la planification, le suivi des progrès, la gestion des risques et des problèmes, ainsi que la communication avec les utilisateurs.
• Compétences en communication : Excellentes compétences en communication écrite et verbale pour collaborer efficacement avec les membres de l’équipe, les gestionnaires de projet et les utilisateurs finaux.
• Compétences collaboratives : Solides compétences en collaboration et en communication, facilitant un travail d’équipe efficace et des interactions avec des groupes diversifiés.
• Vous avez une forte capacité d’analyse et de résolution de problèmes, et vous pouvez proposer des solutions créatives.
• Vous êtes résistant au stress et capable de faire face à des délais serrés et à une forte pression.
• Bonne compréhension des technologies actuelles et émergentes et de la manière dont d’autres entreprises les utilisent.
• Solides connaissances et compréhension des besoins commerciaux, avec la capacité d’établir et de maintenir un niveau élevé de confiance client.
• Capacité à soutenir un plan tactique des ressources en cartographiant la demande future pour prédire l’achèvement des projets dans le portefeuille de projets et une très bonne communication en anglais. Un niveau professionnel suffisant en français/néerlandais est requis.

La réalisation effective de ce contrat est soumise à l’obtention du budget nécessaire et peut donc être annulée sans justification supplémentaire. Lors de la sélection des candidats, nous nous réservons également le droit de choisir le candidat en fonction du prix. Le nombre de jour de mission peut varier en fonction du budget disponible.

Vous devrez être d’accord et signer le NDA pour les consultants (en annexe) votre premier jour. Le SPF Mobilité et transports est soumis au respect des lois relatives aux marchés publics et doit suivre un circuit d’approbation assez long, qui peut connaître certaines lenteurs. Nous vous demandons donc de rester patients et d’attendre que Pro Unity vous contacte pour connaitre l’avancement de la sélection du candidat. Toute tentative de contacter les services du SPF Mobilité et transport, par quelque canal que ce soit, autre que Pro Unity, restera vaine.

Vous devez joindre tous les certificats et documents demandés à votre CV et à votre lettre de motivation ! Obligatoire ! Les documents doivent être envoyés pour être validés ! Sans ces documents, votre candidature pourrait être rejetée.

Si vous répondez aux exigences ci-dessus et êtes intéressé par ce rôle stimulant, veuillez nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation. Nous sommes impatients de vous entendre et de voir ce que vous pouvez apporter à notre équipe.

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Functieomschrijving (Nederlandse versie)

De FOD Mobiliteit en Transport in België is toegewijd aan het coördineren van IT-diensten en het creëren van innovatieve IT-tools voor mobiliteit. Onze belangrijkste focusgebieden zijn luchtvaart, navigatie, weg- en spoorvervoer in heel België. We streven ernaar de mobiliteit in België te verbeteren door technologische oplossingen en digitale innovatie, waarbij we fascinerende en steeds veranderende terreinen verkennen zoals luchtvaart, drones, navigatie, wegtransport en duurzame mobiliteit. Flexibiliteit en wendbaarheid zijn gewaardeerde troeven!

Als centrale bank voor voertuigen, schepen en vliegtuigen verzamelen, correleren en stellen we gegevens beschikbaar aan andere overheden en organisaties. Het handhaven van een robuuste, veilige en up-to-date IT-omgeving met de nieuwste technologieën is cruciaal. We blijven attent op technologische ontwikkelingen in de markt, waarbij we hun nuttige toepassing voor onze FOD en haar klanten onderzoeken. De FOD Mobiliteit en Transport brengt je vooruit op de weg, het water, het spoor of in de lucht. Onze belangrijkste taak is bijdragen aan de veiligheid, het milieu en de economie van het transport.

Functieomschrijving

Je zal toetreden tot de ICT-afdeling van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Transport. Deze afdeling overziet de IT-behoeften van de volledige Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Transport. Je zal samenwerken met het SIGI-team (Strategie, Innovatie & Governance) om "best practices" te definiëren die de implementatie van een nieuw ITSM-beheer mogelijk maken op basis van Atlassian-producten (JSM, Jira Software & Confluence).

Je zal de IT-servicebehoeften van de SPF Mobiliteit analyseren en de governance definiëren die vervolgens de configuratie en het beheer van Atlassian-producten Jira Service Management, Jira Software & Confluence zal toelaten. Deelnemen aan het migratieproject van huidige tools (GLPI, Youtrack) naar Atlassian-producten. . Je zal verantwoordelijk zijn voor training en ondersteuning van gebruikers. Je moet comfortabel zijn met het trainen van eindgebruikers in het gebruik van Jira, het bieden van technische ondersteuning en het beantwoorden van hun vragen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Definieer "best practices" om Jira Service Management te configureren en te beheren om verzoeken en incidenten gerapporteerd door onze gebruikers te behandelen.
• Voer een POC uit van de nieuwe ITSM-organisatie
• Het klantenportaal kunnen configureren om hen in staat te stellen hun verzoek in te dienen, een incident te melden en verbinding te maken met een Confluence-kennisbank voor selfservice.
• De tools configureren zodat ondersteuningsagenten de hulp kunnen bieden die gebruikers nodig hebben en de kennisbank in Confluence kunnen voeden.
• Mogelijke workflows en automatiseringen definiëren om verzoeken te verwerken die tussenkomst van ontwikkelingsteams vereisen (Integratie tussen JSM & Jira Software).
• Analyseer integratiemogelijkheden met Low-code ontwikkelingsteams (Mendix)
• Rapportagedashboards definiëren waarmee leiders de effectiviteit kunnen meten.

Duur en kenmerken van de opdracht:

Deze opdracht omvat ongeveer 28 dagen en kan starten vanaf 1 juni 2024. Werk op afstand is mogelijk, maar aanwezigheid in Brussel (City Atrium: Rue du Progrès 56, 1210 Brussel) kan vereist zijn. Prestaties worden gepland in onderling overleg.

Profiel

• Beheersing van "best practices" om Jira Service Management te configureren en te beheren
• Technische beheersing van Jira: Een grondig begrip van de basisfuncties van Jira, waaronder projectcreatie en -beheer, workflowconfiguratie, ticket- en taakbeheer, evenals integratie met andere tools en plug-ins.
• Aanpassing en configuratie: Het vermogen om Jira aan te passen aan de specifieke behoeften van de organisatie, waaronder het maken van aangepaste velden, workflows en dashboards.
• Gebruikers- en machtigingenbeheer: Een visie hebben op de beste manier om rollen in JSM te beheren om overeen te komen met de werking van de SPF, en precieze machtigingen te definiëren om de gegevensbeveiliging te waarborgen.
• Analyse van bedrijfsbehoeften: Het vermogen om de bedrijfsvereisten van eindgebruikers te begrijpen en deze behoeften te vertalen naar effectieve configuraties in Jira.
• Projectmanagementvaardigheden: Het vermogen om complexe projecten te beheren met behulp van Jira, inclusief planning, voortgangscontrole, risico- en issuemanagement, evenals communicatie met gebruikers.
• Communicatievaardigheden: Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden om effectief samen te werken met teamleden, projectmanagers en eindgebruikers.
• Samenwerkingsvaardigheden: Sterke samenwerkings- en communicatievaardigheden, die effectief teamwork en interacties met diverse groepen vergemakkelijken.
• Je hebt een sterk analytisch vermogen en probleemoplossend vermogen, en je kunt creatieve oplossingen voorstellen.
• Je bent stressbestendig en in staat om te gaan met strakke deadlines en hoge druk.
• Goed begrip van huidige en opkomende technologieën en hoe andere bedrijven ze gebruiken.
• Sterke kennis en begrip van zakelijke behoeften, met het vermogen om een hoog niveau van klantvertrouwen vast te stellen en te behouden. • Mogelijkheid om een tactisch resourceplan te ondersteunen door toekomstige vraag te koppelen aan projectvoltooiing in het projectportfolio en zeer goede communicatie in het Engels. Een voldoende professioneel niveau in het Frans/Nederlands is vereist.

De effectieve voltooiing van dit contract is afhankelijk van het verkrijgen van het noodzakelijke budget en kan daarom worden geannuleerd zonder verdere rechtvaardiging. Bij de selectie van kandidaten behouden we ons ook het recht voor om de kandidaat te kiezen op basis van prijs. Het aantal dagen van de missie kan variëren afhankelijk van het beschikbare budget.

U moet akkoord gaan en het NDA voor consultants (bijgevoegd) ondertekenen op uw eerste dag. De SPF Mobiliteit en Transport is onderworpen aan de naleving van wetten inzake overheidsopdrachten en moet een vrij lang goedkeuringsproces volgen, dat bepaalde vertragingen kan ondervinden. We vragen u daarom geduldig te blijven en te wachten tot Pro Unity contact met u opneemt om de voortgang van de kandidaatselectie te kennen. Elke poging om contact op te nemen met de diensten van de SPF Mobiliteit en Transport, via een ander kanaal dan Pro Unity, zal vruchteloos zijn.

U moet alle gevraagde certificaten en documenten bij uw CV en sollicitatiebrief voegen! Verplicht! Documenten moeten worden verzonden om te worden gevalideerd! Zonder deze documenten kan uw sollicitatie worden afgewezen.

Als u aan de bovenstaande eisen voldoet en geïnteresseerd bent in deze uitdagende rol, stuur ons dan uw CV en sollicitatiebrief. We kijken ernaar uit van u te horen en te zien wat u aan ons team kunt bijdragen.