Description
Contexte
Le Service Public Fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement est le pivot de la politique internationale de la Belgique. Les grandes lignes de la politique étrangère belge y sont tracées et les positions de notre pays, tant au niveau national qu’international, y sont défendues. Grâce à une diplomatie active, notre organisation défend partout dans le monde les intérêts de la Belgique et de nos compatriotes. Ainsi, nous contribuons à un monde sûr, juste et durable, basé sur des valeurs partagées, les droits de l’homme et des règles internationales.
Les collaborateurs/collaboratrices du SPF ne travaillent pas uniquement depuis le siège à Bruxelles, mais également depuis environ 120 postes (ambassades et consulats). Cela rend notre organisation unique et les collaborateurs/collaboratrices peuvent y relever de nombreux défis divers et passionnants.
Dans ce contexte, la Direction générale Technologie de l’Information et de la Communication (ICT) a la charge de tout ce qui concerne le support informatique et de télécommunication de l’organisation pour la réalisation des missions du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, couvrant notamment les aspects d’infrastructure, les logiciels et la sécurité informatique. Il s’agit d’un environnement dynamique et innovant qui relève les défis pour pouvoir offrir des applications et un support modernes et sécurisés à nos services internes et à nos concitoyens.
Vu le cadre sensible du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, chaque collaborateur et collaboratrice est tenu.e de faire preuve de fiabilité et de respecter l’éthique. Il/elle doit également connaître, respecter et appliquer les règles de sécurité afin de garantir la continuité de l’organisation ainsi que la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données traitées.
Description de fonction
Un collaborateur/une collaboratrice PMO est une personne qui remplit une fonction de structuration et de soutien dans la réalisation de projets. Son rôle consiste à définir et à mettre en œuvre des méthodologies, des outils et des processus standardisés de gestion de projet afin de garantir la cohérence et l’efficacité de tous les projets internes. Le collaborateur/la collaboratrice PMO soutient ainsi chaque chef de projet en assurant un suivi transversal d’un certain nombre de projets. Il/elle garantit la bonne coordination des différentes parties prenantes d’un projet. Il/elle veille à ce que toutes les étapes importantes se succèdent de manière optimale afin d’atteindre les objectifs fixés.
Tâches générales et responsabilités:
- La mise en place et/ou l’amélioration des processus/procédures et des outils de gestion du PMO
- S’assurer que ces procédures et outils sont communiqués et adoptés par les équipes
- Veiller à l’avancement des projets et programmes
- Collecter et suivre des indicateurs auprès des membres des équipes projet (internes/externes) afin d’analyser les processus et de formuler des propositions d’amélioration
- Analyser des résultats et créer des rapports et alertes
- Apporter le soutien nécessaire aux gestionnaires de programme/chefs de projet pour garantir le suivi et la gestion adéquats du programme et de tous les projets sous-jacents
- Entretenir des contacts étroits avec le comité de gestion et la direction sur les différents indicateurs et points de suivi du programme et des projets sous-jacents afin d’initier les décisions et actions nécessaires
- Formuler des propositions pour améliorer et développer l’organisation du PMO et le suivi du pôle ICT
- Mettre en œuvre les tâches administratives et organisationnelles relatives aux programmes et aux projets afin de contribuer au fonctionnement optimal et à la satisfaction des parties prenantes
- Veiller à ce que les programmes et projets soient documentés
