Description
Ordre de Mission – Responsable PMO
MISSION DU POSTE
Le Responsable PMO est chargé de structurer, professionnaliser et piloter le Project Management Office de la CAPAC, en soutien direct du département COSI. Il assure une gouvernance cohérente des portefeuilles de projets, garantit la qualité méthodologique, et soutient les quatre comités de pilotage : Accessibilité, Qualité de la prestation, Automatisation & Architecture, Culture du changement.
Objectifs stratégiques
- Alignement des projets avec le Flight Plan 2030 (document stratégique) et la Roadmap.
- Mise en place d’une gouvernance unifiée.
- Suivi consolidé de l’avancement, risques et interdépendances.
- Standardisation des méthodes, outils et rapports.
Responsabilités
1. Gouvernance et pilotage
– Développer et maintenir les standards méthodologiques (PRINCE2, Agile, Prince2 Agile).
– Définir les templates, rituels et processus de reporting à la direction et aux comités de pilotage
– Assurer la cohérence entre les projets, programmes et comités de pilotage.
2. Portfolio Management
– Consolider l’état d’avancement du portefeuille.
– Structurer les remontées d’indicateurs (Contrat d’administration, Flight Plan (document stratégique), Roadmap).
– Identifier et signaler les risques transversaux.
3. Support opérationnel
– Accompagner les portfoliomanagers, project managers et project leaders.
– Préparer les réunions de gouvernance : agenda, documents, comptes rendus.
– Animer ou co-animer certains comités.
4. Qualité & amélioration continue
– Garantir une documentation centralisée et à jour.
– Mesurer la maturité projet et proposer des améliorations.
– Promouvoir la culture de changement et d’apprentissage.
Contexte particulier de la Capac
La CAPAC est une organisation publique de taille relativement réduite, caractérisée par des équipes très engagées où les collaborateurs endossent fréquemment plusieurs rôles. À l’heure où la Capac bénéficie temporairement d’un renfort externe pour mener à bien plusieurs projets essentiels, le Responsable PMO doit jouer un rôle structurant et accélérateur, et favoriser la transition de l’organisation vers une orientation projet. Il fait preuve de pragmatisme et dans certaines cas, il est amené à effectuer des tâches qui ne relèvent pas au sens strict de son domaine de responsabilité dans le but de débloquer des situations et d’atteindre des résultats.
Les défis clés sont :
- Assurer la transmission de connaissances et le coaching pour garantir l’autonomie future.
- Installer une gouvernance pragmatique : légère, claire, soutenable.
- Maintenir la cohérence de la roadmap en tenant compte des dépendances et des priorités.
- Garantir la qualité sans perdre la rapidité d’exécution et la mentalité hands‑on.
- Jouer un rôle de mentor auprès des PM et des profils juniors de l’équipe PMO/Stratégie.
Livrables attendus
- Système complet de gouvernance (documenté).
- Tableau de bord consolidé par stuurgroep.
- Modèles standardisés : PID, planning, risques, rapports.
- Mécanisme de suivi des dépendances et capacités.
- Contribution active à la roadmap stratégique.
Compétences recherchées
- Expertise confirmée en PMO et portfolio management.
- Maîtrise des environnements de transformation (IT + organisation).
- Excellentes compétences organisationnelles et communicationnelles (FR/NL requis).
- Capacité à travailler transversalement avec direction, AG, services métiers.
- Capacité à coacher et développer des équipes junior.
- Capacité à jongler entre les tâches conceptuelles et la réalisation de travail concret. Le candidat doit être prêt à faire preuve de pragmatisme et de polyvalence pour fournir des résultats tangibles
Cadre de collaboration
- Rapporte à: Directrice COSI.
- Interactions fréquentes : Administrateur général et administrateur général adjoint, Managers de projet, Chefs de service, Senior Users.
- Participation obligatoire aux comités de pilotage et points mensuels.
- Mode hybride ; présence sur site requise aux moments clés et pour l’accompagnement de l’équipe. Télétravail possible.
Mission candidat
Le candidat joint un texte concis (max. 1000 mots) dans lequel il décrit la manière dont il envisage son approche de la mission dans le contexte spécifique de la Capac. Ce texte peut notamment contenir les éléments suivants:
- Approche et phases
- Principes fondamentaux
- Priorités
- Gestion des collaborations
- Gouvernance et outils
- Transfert et partage de connaissance
A joindre à la candidature
- CV (max. 3–4 pages) reprenant les expériences utiles et les résultats pertinents.
- Mission candidat (voir ci-dessus)
- Références
Contrat en modalités:
- Durée: 12 mois avec possibilité de prolongation.
- Présence : 5 jours par semaine
- Mode hybride, possibilités de télétravail en fonction des impératifs de la mission.
