Description
ProUnity est le point de contact unique (SPOC) pour cette mission. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter Henri Couchard, Client Satisfaction Manager, par e-mail à henri.couchard@pro-unity.com.
Qui est Smart ? Quelle est son action au quotidien ?
Smart est une entreprise partagée par des milliers de personnes, organisée sous forme de coopérative. Elle leur permet d’exercer leur métier dans des domaines très divers, en bénéficiant d’une série d’outils et services financés par le collectif : gestion du déclaratif (facturation, comptabilité, TVA), accompagnement personnalisé, assistance juridique, formations ou encore accès à des espaces de coworking. Smart permet de combiner la protection sociale liée au salariat avec une dynamique entrepreneuriale autonome.
Smart accompagne 20.000 personnes chaque année et compte 8 bureaux en Belgique.
Présentation détaillée de Smart : https://smartbe.be/fr/a-propos/
Contexte
Dans le cadre de l’évolution de son organisation, Smart regroupe l’ensemble des fonctions liées à l’immobilier et aux facilities au sein de la Direction des Affaires Générales.
Cette réorganisation vise à renforcer la cohérence des activités immobilières et logistiques, à clarifier les responsabilités, à améliorer la qualité de service rendue aux équipes et aux membres, et à construire un cadre partagé d’usage des espaces.
Le périmètre couvre la gestion du siège social, des huit antennes en Belgique ainsi que des différents lieux exploités par Smart. Le poste s’inscrit dans un contexte de transformation organisationnelle où la Direction des Affaires Générales est en cours de structuration.
Mission
Rattaché·e à la Direction des Affaires Générales, vous pilotez la structuration du nouveau pôle Immobilier & Facilities afin d’en faire une fonction support lisible, efficace et adaptée aux besoins des équipes et des usager·es.
À ce titre, vous êtes chargé·e de :
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Réaliser un diagnostic global
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Prendre connaissance des analyses et travaux réalisés par les différentes équipes en charge de l’immobilier et du facility ;
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Analyser l’organisation existante et les modes de fonctionnement actuels ;
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Comprendre les usages des différents espaces et bâtiments ;
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Identifier les dysfonctionnements, les zones de chevauchement et les besoins non couverts.
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Définir une organisation cible
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Clarifier le périmètre, les rôles et les responsabilités du pôle ;
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Structurer les activités immobilières et facilities ;
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Définir les interfaces avec les autres directions et parties prenantes
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Formaliser les processus et les règles de fonctionnement
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Cartographier les processus clés ;
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Définir les responsabilités associées ;
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Construire un cadre d’usage clair et partagé des espaces
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Élaborer une stratégie immobilière cohérente
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Analyser l’occupation et la performance des différents sites ;
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Formuler des recommandations concernant l’acquisition, la cession ou l’optimisation des biens ;
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Contribuer à la rationalisation et à la valorisation du patrimoine immobilier
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Accompagner la transformation
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Définir et mettre en œuvre une démarche d’accompagnement au changement ;
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Soutenir les équipes dans l’appropriation des nouveaux modes de fonctionnement ;
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Ajuster les dispositifs en fonction des retours d’expérience
Livrables attendus :
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Diagnostic organisationnel structuré ;
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Cartographie des rôles et processus ;
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Organisation cible ;
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Cadre d’usage des espaces ;
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Recommandations stratégiques ;
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Feuille de route opérationnelle et plan d’action.
Profil recherché
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Formation de niveau Master (sciences de gestion, immobilier, ingénierie ou équivalent) ;
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Expérience de 3 à 5 ans minimum dans des fonctions de conseil en organisation, gestion immobilière, facilities management ou transformation organisationnelle ;
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Expérience avérée dans la conduite de projets de transformation et l’accompagnement au changement ;
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Bonne compréhension des enjeux liés aux espaces de travail, aux lieux partagés et à leur gouvernance ;
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La connaissance du secteur de l’économie sociale, coopérative ou des tiers-lieux constitue un atout ;
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Maîtrise du français ; la connaissance du néerlandais et de l’anglais est souhaitée.
Compétences techniques
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Gestion immobilière et facilities management ;
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Élaboration de stratégies immobilières et d’occupation des espaces ;
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Cartographie et optimisation des processus ;
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Gestion de projets complexes et transverses ;
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Conduite du changement ;
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Production de diagnostics, recommandations et feuilles de route stratégiques ;
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Maîtrise des outils de pilotage, d’analyse et de reporting.
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Analyse organisationnelle et systémique ;
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Structuration de services et définition de modèles organisationnels ;
Compétences transverses
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Gestion d’une équipe de 4 collaborateurs.trices
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Excellente capacité d’analyse et de synthèse ;
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Vision holistique et pragmatisme opérationnel ;
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Sens de l’écoute et compréhension des besoins utilisateurs ;
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Capacité à fédérer des parties prenantes aux intérêts variés ;
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Intelligence relationnelle et diplomatie;
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Autonomie et capacité d’initiative ;
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Rigueur et sens de l’organisation ;
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Aptitude à travailler dans des environnements en transformation ;
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Orientation solutions et amélioration continue ;
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Capacité de vulgarisation
Positionnement dans l’organisation
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Rattachement direct à la Direction des Affaires Générales ;
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Collaboration étroite avec les directions métiers, les équipes support et le responsable de site ;
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Interactions régulières avec les équipes utilisatrices des espaces ainsi qu’avec les membres de Smart ;
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Contribution active à la construction et à la consolidation de la gouvernance du pôle Immobilier & Facilities
Organisation de la mission
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Mission d’une durée de 12 mois
