Description
1. Context van het project
Crossborder is sinds 2017 verantwoordelijk voor de coördinatie van de organisatorische en digitale processen van Justitie. Het programma voert digitaliseringsprojecten uit die bijdragen aan een betere uitvoering van (geld)straffen en het verminderen van de administratieve werkdruk binnen Justitie, de politie en andere partners in de (financiële) strafrechtelijke keten.
De opdracht van Crossborder omvat het actief opstarten van nieuwe projecten, het monitoren en beheren van lopende projecten en de algemene coördinatie van projecten als geheel.
De belangrijkste doelstellingen van Crossborder zijn:
- Versnellen van de verwerking van boetes;
- Verminderen van de werkdruk van de betrokkenen in de strafrechtketen door een ketenaanpak;
- Digitaliseren van informatieverwerking;
- Verbeteren van de financiële uitvoering van straffen;
- Verbeteren van de dienstverlening aan het publiek.
In het kader van de digitalisering van Justitie bestaat er eveneens de grote uitdaging om de communicatie naar de burger toe te verbeteren en vooral te verduidelijken. Justitie is immers een dienstverlener naar de burger en de samenleving toe; toegankelijkheid van deze dienstverlening is dan ook nodig om het vertrouwen van de burgers in Justitie te verhogen en te zorgen voor een betere legitimiteit van Justitie en haar maatschappelijke rol.
De rechtstaal is vaak complex en onvoldoende begrijpelijk geformuleerd, en vormt zo een van de grote pijnpunten tussen burger en Justitie. Om hierin verandering te brengen, werd binnen het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding (IGO) een “Bureau voor Klare taal” opgericht. Dit bureau heeft als doel om juridische modeldocumenten in een heldere taal te herschrijven, opleidingen rond heldere taal te geven aan magistraten en gerechtspersoneel, enz. Om deze taken op te nemen wierf het IGO in 2023 een A1 juridisch taalexpert aan. Een tweede vacature is gepubliceerd.
De aangeworven taalexperten hebben de opdracht gekregen met het herschrijven van juridische documenten in samenwerking met het team van Crossborder. Momenteel zijn er 15 modelbrieven in bewerking om deze op te leveren tegen eind 2023 in heldere taal. Dit betreffen de 15 meest verstuurde brieven. Deze modellen zijn klaar eind Q2 2024.
De focus in de eerste fase ligt op het herschrijven van communicatie naar slachtoffers. Het doel is om eind 2024 te komen tot 40 gerechtsbrieven in een heldere taal.
Vervolgens wordt er door Crossborder ook een module “JustTemplate” ontwikkeld. Hier zullen alle brieven in duidelijke taal verzameld worden. De doelstelling is om alle dossierbeheerapplicaties bij de rechterlijke orde te connecteren om de brieven op te halen via JustTemplate. Vandaag zitten verschillende templates vaak ingebouwd in de verschillende systemen van justitie en zijn ze ‘hard coded’ waardoor het zeer moeilijk en duur is om bepaalde templates aan te passen. Het gaat hierbij om honderden templates die over de komende jaren zullen worden aangepast. JustTemplate zal hieraan tegemoet komen door alle templates te bundelen. In de volgende fase dienen de API’s gelegd te worden tussen JustTemplate en de dossierbeheerprogramma’s om de brieven operationeel te maken. Op die manier werkt het genereren van deze klare taal brieven hetzelfde als het genereren van de oude brieven; zo wordt vermeden dat dit project een stijging van de werklast met zich meebrengt en vermijden we een bijkomende werklast voor aanpassingen van de brieven omdat ze op één bronlocatie verzameld zijn. Daarnaast kan de vervanging van oude dossierbeheersapplicaties door nieuwe documentbeheersystemen gebeuren zonder te veel bijkomende impact op de brieven.
Dit project biedt een extra service aan de burger en is in lijn met de geest van de taalwetgeving: ervoor zorgen dat de burger de taal van zijn rechtspleging begrijpt.
2. Voorwerp van het project
Inmiddels zij er reeds 15 brieven voorbereid en voorzien van een QR-code. Het gaat om de meest voorkomende brieven van Justitie aan de burger, met een focus op brieven voor slachtoffers (bv. de informatiebrief met de rechten als slachtoffer, een informatiebrief over de sepotbeslissing9. Deze brieven vertegenwoordigen 80% van het volume; het betreft dus een actie met een sterkte impact voor de burger. Met enkel de brieven voorzien van een QR-code in een Word bestand kan echter niets gebeuren.
- Ontwikkelingen op de website van Just-on-web zijn nodig: templatebrieven, keuzemenu taal;
- De brieven met QR-code moeten automatisch kunnen gegenereerd (en vooraf ingevuld) worden in het dossierbeheer programma.
De tweede fase van het project vraagt de ondersteuning van een business analist. Hij of zij is de schakel om het mogelijk te maken dat de juiste technische ontwikkelingen gebeuren hiervoor. Er wordt een medior business analist gevraagd met ten minste 3 jaar relevante werkervaring.
De business analist zal volgende taken op zich nemen:
- Het uitwerken van de business requirements ten aanzien van Just-on-web en de verschillende dossierbeheerapplicaties;
- Het in kaart brengen van de technische aspecten van het connecteren van JustTemplate met de dossierbeheerapplicaties via het gebruik van API’s;
- Het in kaart brengen van de processen van het tonen van de pagina’s achter de gescande QR-codes met de taalkeuze en van de template brieven in de gekozen taal in Just-on-web;
- Het opzetten, opvolgen en evalueren van een ‘proof of concept’ met een beperkt aantal documenten;
- Het aanspreekpunt (SPOC) zijn voor de betrokken (technische) partners bij het project (leveranciers dossierbeheersystemen, leden werkgroep klare taal) en statusmeetings organiseren met de projectwerkgroep.
Om dit project te laten slagen moeten er tussen de business en de IT-ontwikkelaars achter Just-on-web, JustTemplate en de dossierbehandelingsprogramma’s een brug worden gebouwd.
Dit gebeurt mede door het opstellen van een goed gedocumenteerde businessanalyse met de behoeften van de business en de technische stappen die hier nodig zijn. In het project is kostenefficiëntie een belangrijk aandachtspunt.
3. Kenmerken van het profiel
Als medior business analist beschikt u over de volgende ervaring en eigenschappen:
- Verzamelen, documenteren en prioriteren van functionaliteiten;
- Duidelijk beschrijven van de functionaliteiten;
- Opzetten, opvolgen en evalueren van een Proof of concept (POC);
- Kennisbeheer en projectdocumentatie (bij voorkeur in toepassingen als Jira en Confluence);
- Analytisch, functioneel en technisch inzicht ;
- Ervaring binnen IT-projecten, bij voorkeur aangaande integratie;
- Opstellen van rapporten met technische vereisten, scope, assumpties, voorstel van aanpak voor integratie tussen de systemen, alternatieven voor de voorgestelde oplossing en aandacht voor de customer journey;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, gesproken en geschreven ;
- Nederlands of Frans als moedertaal, met een goed beheer van de andere landstaal.