SAP HR Time migration S/4, Reporting & Legal Changes (STIB-PU_2024_070)

ProUnity est le point de contact unique (SPOC) pour cette mission. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter Musli Muslija, Client Satisfaction Manager, par e-mail à paradigm@pro-unity.com 

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Description de mission

Contexte :

La population active de la STIB-MIVB est près de 10.000 personnes, travaillant sur des sites répartis dans la région Bruxelloise. Assurant un service de transport à la population, une bonne partie du personnel travaille dans les Business Unit Tram, Bus et Metro. La STIB-MIVB dispose en interne de tout le support administratif nécessaire au bon fonctionnement de toutes ses activités. 

La gestion HR de cette grande diversité de métiers se fait par une division centralisée HR et des représentants locaux (HR Admins) qui assurent le support HR sur le terrain (environs 250 personnes en tout). 

La STIB-MIVB, aujourd’hui, ne peut garantir un soutient optimal de ses équipes de manière pérenne avec les technologies actuelles et a, sur base de ce constat, lancé le programme de transformation Magellan avec comme principaux objectifs :

• • répondre aux obsolescences technologiques grâce à une migration
    • de SAP-ECC6 vers S/4
    • de Query Manager 3 vers Query Manager 4
  • permettre de faire un retour au standard pour certains processus HR (pécule de vacances, saisie/cession salaires, …).
  • permettre un reengineering des processus pour tous les départements à l’exception du département Ressources Humaines pour lequel il s’agit d’une migration brownfield.
  • Cette migration vers S/4 implique également le remplacement de certains outils existants dont entre autre ceux pour les demandes d’absences et déclarations de présences (e-Time) qui doivent passer de BSP à SAP-UI5. Ces applications en BSP ont été construites pour répondre à toutes les Conventions Collectives de Travail STIB-MIVB qui sont en lien avec les prestations des collaborateurs. Cette migration implique pas mal d’impacts et enjeux. Ce changement de technologie (ISO-Fonctionnel) requière également des tests rigoureux afin d’éviter des runs de paie erronés.

Objectif de la mission :

La présente mission a comme premier objectif de mener à bien la migration des applications de Time Management pour la partie fonctionnelle dans le cadre de la migration vers S/4. La migration technique est la responsabilité de notre département informatique.

1. Migration des applications Time Management dans le cadre de la migration vers S/4  :

• Cartographier tous les processus gérés par ces applications et assurer l’analyse des impacts et l’identification des fonctionnalités métier
• Assurer la coordination de chacune des étapes avec le fournisseur en charge de la migration S/4 et la migration des applications BSP en SAP-UI5.
• Assurer que les rôles et autorisation, workflows et chacune des fonctionnalités établis en BSP seront reproduits à l’identique dans SAP-UI5
• Coordonner les activités avec les Business Analysts participants à cette migration et les Process Owners HR
• Définir et documenter les scenarii de test, effectuer les tests de régression , non-régression et intégration, et coordonner les UAT avec le business
• Coordonner la matière de formation
• Coordonner la communication avec les Process Owners et la communication interne

2. Dans le cadre de la migration de QM3 vers QM4, création de tous les rapports HR dans l’environnement QM4.

3. La STIB-MIVB met également régulièrement de nouvelles Conventions Collectives de Travail en place et pour être en conformité avec la loi, la STIB doit sans cesse revoir sa politique de gestion du temps de travail.  Ces changements légaux requièrent des implémentations dans SAP Time Management avec des intégrations avec d’autres modules dans SAP ou d’autres technologies comme CATS, Shiftplanning et Hastus (gestion de planning conduite).

Pour cette partie la mission consiste :

• À faire les pré-études, analyses d’impact et technico-fonctionnelles pour chacune des modifications légales
• À apporter une attention particulière à l’alignement des aspects légaux et conventionnels (CCT) existants avec ceux à prévoir
• Pour le personnel de conduite, la gestion de la planification et prestations se font dans l’outil HASTUS. Un programme a été mis en place pour transférer les prestations et absences vers le module Time dans SAP HR. Ce programme doit être amélioré. L’analyse et testing de ce programme font également partie de cette mission.

Le périmètre de cette partie de la mission commence de la phase de définition jusqu’à la phase d’implémentation et du roll-out complet sur le terrain.

La ressource pour cette mission travaillera en étroite collaboration avec les Business Analystes qui font partie de l’équipe HR Business Integrated Solutions, les Process Owners, Key Users, le département IS et l’équipe de projet pour la migration de SAP-ECC vers SAP-S/4.

Dans le but de faciliter et d’optimiser le suivi du projet, celui-ci sera en grande partie basé dans nos locaux avec la possibilité de 2 jours de télétravail par semaine : Département Ressources Humaines – Atrium – rue Royale 76 Koningsstraat – 1000 Bruxelles.

Responsabilités :

1. Migration des applications Time Management dans le cadre de la migration vers S/4 et Changements Légaux :
   • Se familiariser avec :

1. • • Le programme de migration S/4, Magellan
     • Le fonctionnement des rôles et autorisations et workflows dans l’application actuelle SAP-ECC6
     • Le data model dans S/4
     • Tous les processus métier existants dans les applications actuelles pour la gestion des temps

2. • Assurer

1. • • la coordination de chacune des étapes avec le département IT en charge des développements et le fournisseur en charge de la migration S/4 et la migration des applications BSP en SAP-UI5.
     • la reproduction identique des rôles et autorisations, workflows et chacune des fonctionnalités dans SAP-UI5
     • l’analyse et la rédaction des spécifications technico-fonctionnelles pour les changements légaux et nouvelles Conventions Collectives de Travail
     • la coordination des activités avec les Business Analysts participants à cette migration et les Process Owners HR

3. • Coordination de la phase de test

• définir et documenter les scenarii de test
• effectuer les tests de régression et non-régression et tests d’intégration
• coordonner les UAT avec le business

4. • Change Management

• Coordonner la matière de formation

2.      Création de tous les rapports HR dans l’environnement QM4 tout en s’assurant que les résultats de l’output sont identiques aux résultats dans l’ancienne version QM3.

Confidentialité :

Préalablement au démarrage de la mission, le consultant devra signer un engagement de confidentialité et de non divulgation des informations.

Le consultant s’engage à ne pas divulguer les informations reçues de la STIB-MIVB et veillera à n’accomplir aucun acte susceptible de porter atteinte aux intérêts de la STIB-MIVB.

Compétences comportementales :

• Sens analytique
• Sens critique
• Sens de la coordination et gestion des priorités
• Structuré
• Orienté résultat
• Orienté client
• Aptitude à communiquer (oral et écrit) de manière claire et constructive avec tous les niveaux de la STIB-MIVB (Management, Business, équipes Techniques)
• Sens de la déontologie (respect des règles de confidentialité)

Connaissance des langues

• Français ou Néerlandais : excellent
• Seconde langue Français ou néerlandais : bon
• Anglais : bon

Informations additionnelles:

La mission peut être reconduite pour une durée maximale (durée initiale comprise) de : 880 jours ouvrables.