Description
Doel van de functie
Leiden van de activiteiten van ontwikkeling van efficiënte en geactualiseerde informaticatoepassingen, en deze doen evolueren volgens de behoeften van de instelling en de beschikbare technologische innovaties teneinde optimaal te voldoen aan de operationele behoeften van de gebruikers op het vlak van informatica, in het kader van de opdrachten van de instelling.
Het team “Specifieke Toepassingen” is verantwoordelijk voor de in house ontwikkeling van alle ICT toepassingen, meestal voor programma’s die eigen zijn aan onze business, zoals bijvoorbeeld het uitleveren van Visa en paspoorten, het Bluebook (applicatie met alle nuttige informatie over de posten: ambassades en consulaten), etc.
Resultaatgebieden
Als leidinggevende het personeel aansturen en adviseren teneinde over beter inzetbaar en gemotiveerd personeel te beschikken
Voorbeelden van taken
- Een werkplanning opstellen en deze aanpassen aan onvoorziene situaties.
- Concrete instructies of opdrachten geven aan de medewerkers.
- De richtlijnen en doelstellingen vertalen naar de medewerkers.
- Toezien op de kwaliteit en tijdige uitvoering van de taken en bijsturen indien nodig.
- Middelen voorzien voor de operationele werking en toezien op het gebruik ervan.
Als coach medewerkers motiveren en begeleiden in hun dagelijkse activiteiten teneinde hen verantwoordelijk te maken en ervoor te zorgen dat ze hun taken op de juiste manier uitvoeren.
Voorbeelden van taken
- De ontwikkelingsbehoeften van de medewerkers detecteren en aangepaste acties of opleidingsplannen voorstellen.
- Constructieve feedback geven en verbeterpunten van de medewerkers aanwijzen.
- De medewerkers begeleiden wanneer ze tot het team toetreden en wanneer ze nieuwe taken leren.
- Aanwezig zijn voor het team, luisteren naar hun problemen, initiatieven nemen om de werking en ontwikkeling ervan te verbeteren
- Medewerkers stimuleren om initiatieven te nemen.
Als interne contactpersoon informatie doorgeven aan en communiceren met de hiërarchie en de collega’s over de dagelijkse werkzaamheden teneinde de eigen planning af te stemmen op die van andere teams en op de richtlijnen.
Voorbeelden van taken
- Deelnemen aan interne overlegvergaderingen.
- Aan de hiërarchie rapporteren over de dagelijkse activiteiten.
- Klasseren van alle nodige informatie en procedures betreffende de werking van de dienst.
- Memo’s, nieuwe regels en procedures bijhouden en filteren,…
Als adjunct van de verantwoordelijke het diensthoofd van de dienst “Beheer van ICT projecten” vervangen in de verschillende taken met betrekking tot zijn rol als diensthoofd, zowel binnen de afdeling als op het vlak van externe vertegenwoordiging teneinde de continuïteit en de goede werking van de afdeling ICT te garanderen.
Voorbeelden van taken
- Optreden als dienstverantwoordelijke in geval van afwezigheid van zijn/haar chef en toezien op de goede coördinatie van de taken
- Uitvoeren van de dagelijkse taken van het diensthoofd en de opvolging ervan garanderen
- Het werk van de personeelsleden nakijken en valideren
- Waken over de werking van de dienst in zijn geheel en bijsturen indien nodig
- Waken over de uniforme toepassing van de werkprocedures en -methodes
- Waarborgen van de goede communicatie tussen de medewerkers binnen de dienst
- Vervangen van het diensthoofd tijdens interne en externe vergaderingen
- Overdragen van de informatie bij zijn/haar medewerkers
Als accountmanager ICT vertegenwoordigen bij de toegewezen entiteit teneinde de klantentevredenheid op strategisch niveau te beheren
Voorbeelden van taken
- Verzamelen van de behoeften van de entiteit en vertalen in een roadmap / lijst van prioriteiten / afstemming met budgetten
- ITC vertegenwoordigen bij de betrokken entiteit om deze op de hoogte te houden over de strategische ICT projecten en om informatie te bekomen over de strategische plannen van de betrokken entiteit