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Dans le cadre de la rédaction d’un cahier des charges pour la passation d’un marché public pour l’acquisition d’un logiciel comptable pour Belnet et les 10 Etablissements scientifiques fédéraux (ESF, Services à Comptabilité Autonome – SACA) dépendant de BELSPO (SPP Politique Scientifique), nous désirons disposer d’un expert pour réaliser une analyse fonctionnelle ICT détaillée et pour rédiger le volet technique ICT dudit cahier.

Outre les besoins techniques comptables déjà définis dans le cahier des charges, le logiciel comptable recherché devra tenir compte, notamment, des spécificités suivantes : 
•    prévoir une adaptabilité et une évolutivité face à la possibilité de changement des besoins des SACA.
•    proposer système est bilingue (français-néerlandais)
•    le système devra être "multi-environnements" :

o    Le système comprend des données centralisées au niveau de Belspo. Il s’agit principalement des données du plan comptable général (PCG).
o    Le système doit permettre également de centraliser les données clients et fournisseurs pour l’ensemble des organisations utilisatrices.
o    A l’exception du PCG, les différents environnements sont gérés de manière décentralisée (par chaque organisation utilisatrice de manière indépendante) au vu de la diversité des activités des SACA. 

•    Gestion des accès:

o    L’accès aux données peut être limité en fonction de la matrice des rôles à déterminer et des workflows liés, ainsi qu’en fonction des paramètres analytiques
o    A des fins analytiques et de contrôle, Belspo disposera d’un accès à l’ensemble des données de reporting en lecture seule.

 •   Injections des données pour les opérations diverses (OD)

o    Le système doit permettre l’injection de données en masse via un import de données Excel.
o    Une interface automatisée devra être mise en place pour générer les OD de salaires
o    Selon les besoins de chaque SACA, un lien direct ou indirect doit permettre l’échange des données de et vers d’autres logiciels utilisés.

•    Le système doit permettre une dématérialisation de l’ensemble des opérations comptables dans un objectif de politique de travail en paperless.

•    Dans un objectif de traçabilité, l’ensemble des opérations comptables seront enregistrées dans le logiciel afin de permettre, à tout moment, d’établir l’historique de l’imputation des écritures

La mission :  

1. Réaliser une analyse fonctionnelle dans les 11 Etablissements dans le but de :
   1. Faire une cartographie de la situation ICT dans les 11 Etablissements ainsi que des différents processus métier concernés (et leurs diverses interactions) et établir les liens directs ou indirects entre le logiciel comptable et d’autres logiciels utilisés (shop, ticketting…) ;
   2. Identifier et comprendre les besoins communs et spécifiques des ESF/Belnet pour les traduire en spécifications ICT fonctionnelles et non-fonctionnelles les plus précises et claires possible
   3. Evaluer les besoins en terme de gestion centralisée et intégrée
   4. Evaluer la problématique de la migration, à partir du système existant, des données dans les 3 comptabilités (générale, budgétaire, analytique) ;
   5. Evaluer le nombre de licences nécessaires dans le but d’établir une base correcte de comparaison des prix et une estimation du prix du marché ;
   6. Identifier la meilleure manière de sauvegarder les données de manière sécurisée
      Pour mener cette partie de la mission, le candidat sera amené à se déplacer dans les 10 ESF, Belnet et Belspo (situés à différents endroits de la région bruxelloise) et à rencontrer et interviewer l’ensemble des personnes concernées (réunions à organiser)
2. Rédiger la partie technique ICT du cahier des charges:

La partie technique comptable ayant déjà été rédigée par les services de Belspo, le but final de la mission du candidat est de rédiger la partie « technique ICT » du cahier des charges.  
La rédaction du cahier des charges doit être terminée pour fin décembre 2023 afin de permettre la publication de celui-ci début 2024.