Manager Kantoorinrichting, Meubilair en Verhuis

OVER ONS
Je komt terecht in de afdeling Bouwprojecten van het Facilitair Bedrijf, met het Herman Teirlinckgebouw als hoofdkantoor op de site Thurn & Taxis, Brussel. De afdeling Bouwprojecten beheert en coördineert de bouwprojecten van ontwerp tot en met oplevering voor de Vlaamse overheid, zowel voor departementen, Interne verzelfstandigde agentschappen als extern verzelfstandigde agentschappen.
De afdeling Bouwprojecten telt een 90-tal medewerkers in 4 teams, bijgestaan door enkele interne consulenten en experten in een specifiek vakgebied.

• team Studie & Coördinatie Bouwprojecten
• team Uitvoering Bouwprojecten
• team Projectondersteuning
• team Technische ondersteuning

Als manager kantoorinrichting, meubilair en verhuis kom je terecht in het team Studie & Coördinatie Bouwprojecten. Het team telt ongeveer 36 projectleiders en assistent-projectleiders die via 3 ploegen van telkens een 10-tal collega’s met een deelportfolio aan projecten aan de slag zijn. Je start binnen de ploeg die verantwoordelijk is voor de grote (her)huisvestingsprojecten en interieurprojecten binnen onze kantoren.
Meer informatie kan je vinden op onze website
https://www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werking-van-de-vlaamse-overheid/bouwprojecten-van-de-vlaamse-overheid
of onze facebookpagina Bouwprojecten Vlaamse Overheid.

OVER DE FUNCTIE
Omschrijving
Als manager kantoorinrichting, meubilair en verhuis werk je mee aan onze herhuisvestingsprojecten en leid je onze kantoorverhuizingen van begin tot eind. Enerzijds controleer je binnen het projectteam de goede uitvoering van de kantoorinrichting alsook de juiste levering en plaatsing van de meubelstukken. Anderzijds ben je de spil in ons projectteam, verantwoordelijk voor het soepele verloop van de verhuizingen. Als manager kantoorinrichting, meubilair en verhuis ondersteun je de projectleiders zowel in de studie- als uitvoeringsfase. Effectieve communicatie met klanten en betrokkenen is essentieel in deze functie.

Je mag de gedetailleerde verhuisplannen opstellen en verhuisbewegingen coördineren van het oude naar het nieuwe gebouw. Om dit efficiënt te laten verlopen zal je tijdens studiefase  alle meubels moeten labelen met een QR- code en vooraf verhuis zal je alle te verhuizen items labelen met een verhuissticker bij omvangrijke projecten doe je beide taken  door een externe firma aan te sturen. Uiteraard ben jij ook verantwoordelijk voor de kwaliteitscontrole bij levering en plaatsing van zowel de te verhuizen items als de nieuwe aangekochte meubels. Als je dan rondloopt in het kantoor dan moet je eigen steeds proactief kleine controles uitvoeren: werden de juiste materialen geplaatst,  hangen de kabels juist? Zijn de wanden goed geplaatst? Is het meubilair niet beschadigd? Je stemt ook naadloos de verhuisplanning af op de planning van de kantoorinrichtingswerken.
Takenpakket
Binnen het takenpakket van de manager kantoorinrichting, meubilair en verhuis vallen onder meer volgende taken:

• Inventariseren van het af te voeren en/of te verhuizen meubilair, uittekenen in DWG-plannen en opmaken van excel-inventaris
• Advies aan het projectteam rond te verhuizen meubilair ifv praktische haalbaarheid
• Beheren van de diverse meubilair-inventarissen gedurende het project.
• Opmaak planning in kader van de diverse verhuisbewegingen binnen het huisvestingsproject
• Het labelen van te verhuizen meubilair
• Opmaken van nieuwe ‘paspoorten’ van het meubilair
• Communicatie en praktische voorbereiding van de te verhuizen entiteiten
• Aansturen en afspraken maken met de verhuisfirma’s tijdens de diverse verhuisbewegingen
• Bij leveren en plaatsen door verhuisfirma’s op de dag van levering ter plekke kwaliteitscontrole van de verhuisfirma’s doen

Je wordt ingeschakeld binnen o.a. volgende uitdagende herhuisvestingsprojecten

• Herhuisvestingen in en naar het Herman Teirlinckgebouw
• Herhuisvestingen in en naar het Consciencegebouw
• Vlaams Administratief Centrum Mechelen
• Vlaams Administratief Centrum Antwerpen
• Etc.

Jouw profiel
Soft skills

• Je draagt duurzaamheid en circulariteit hoog in het vaandel
• Je hebt een groot oog voor detail
• Men zegt dat je een olifantengeheugen hebt, maar stiekem kan je vooral goed overweg met checklists in Excel
• Je kan goed overweg met Autocad, tekent vlot iets uit of past makkelijk iets aan
• Je kijkt er naar uit om het puntje op de “i” te zetten
• Je bent empathisch en klantvriendelijk, maar kan ook op je strepen staan

Hard skills

• Je hebt een bachelor of hebt een gelijkwaardig niveau
• Je hebt een goede kennis en kunde op vlak van:
• MS Office, in bijzonder Excel
• Autocad-software
• Je beschikt over relevante beroepservaring mbt bouwprojecten.

Praktische informatie:

• het tarief kan jaarlijks geïndexeerd worden cfr. prijsherzieningsclausule contract
• het contract kan verlengd worden
• er is geen kilometervergoeding, kost van noodzakelijke verplaatsingen zit inbegrepen in de aangeboden tarief. Er kan indien gewenst wel (gratis) geparkeerd worden in het Herman Teirlinck-gebouw.