Description
NL
PMO Manager medior voor het Boeteplatform
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Context van het project
In 2017 lanceerde de FOD Justitie het baanbrekende project Crossborder. Dit initiatief, voortgekomen uit een Europese richtlijn, heeft als doel het aantal verkeersdoden, gewonden en materiële schade te verminderen door consequent sancties op te leggen voor verkeersovertredingen binnen de Europese Unie. Intussen is het project uitgegroeid tot een dienst onder Team Support, FOD Justitie.
Ons geavanceerde Crossborder Boeteplatform heeft het proces van onmiddellijke inning, minnelijke schikkingen bevel tot betalen van verkeers- en correctionele boetes volledig geoptimaliseerd dankzij grootschalige uniformiserings- en digitaliseringswerken. Sinds 2021 hebben zowel federale als regionale overheden tal van verkeersinitiatieven genomen, wat heeft geleid tot een voortdurende uitbreiding van het aantal en typeverkeersboetes die door ons platform worden ontwikkeld en beheerd zowel op wetgevend, IT, en projectmatig gebied. Eveneens lopen er verschillende digitaliseringprojecten waarbij ook de eindgebruiker een belangrijke plaats inneemt, en bouwen wij zo verder aan de dienstverlening naar burgers en ondernemers toe.
Daarnaast richten we ons op de begeleiding van de tenuitvoerlegging van straffen, met een bijzondere focus op de financiële aspecten hiervan. Dit is de kern van onze missie.
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Waarom bij ons werken?
Innovatie: Werk met de nieuwste technologieën en help ons processen te verbeteren.
Impact: Draag bij aan de verkeersveiligheid en optimalisatie van de verwerking van kleine correctionele inbreuken en maak een verschil in de samenleving.
Groei: Ontwikkel je vaardigheden en groei binnen een dynamische en ondersteunende omgeving.
Sluit je aan bij ons team en help ons de toekomst van verkeersveiligheid vorm te geven!
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Profiel beschrijving: Project Management Officer (PMO)
Ben jij een gedreven professional met een passie voor structuur en efficiëntie? Wil jij de drijvende kracht zijn achter een succesvolle projectorganisatie? Als Project Management Officer (PMO) speel je een cruciale rol in het bouwen van een sterke projectmanagement community en zorg je ervoor dat alle projecten binnen de organisatie optimaal worden ondersteund, beheerd en gerapporteerd.
Je bent niet alleen de hoeder van project processen en methodologieën, maar ook de verbinder tussen teams. Jij zorgt ervoor dat projectmanagers over de juiste middelen en inzichten beschikken om succesvol te zijn en te project life cycle volgen. Met jouw analytische en communicatieve vaardigheden bewaak je het overzicht van alle lopende projecten en zorg je voor heldere, strategische rapportages voor het management.
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Kerntaken en Verantwoordelijkheden
4.1. Projectbeheer en Ondersteuning
- Bouwen en versterken van een projectmanagement community door kennisdeling, best practices en samenwerking te stimuleren.
- Het bewaken en versterken van processen en procedures voor projectplanning, uitvoering en controle. Deze zijn reeds uitgewerkt en dienen gewaarborgd te worden.
- Ondersteunen van projectmanagers en teams bij het beheer en de uitvoering van projecten.
- Optimaliseren van bestaande processen om de efficiëntie en effectiviteit van projectwerkzaamheden te verbeteren.
- Fungeren als liaison tussen business, IT en andere afdelingen om de projectdoelstellingen te waarborgen en een geïntegreerde aanpak te garanderen.
- Coördineren van de samenwerking tussen interne en externe teams, waaronder IT, operations en business.
- Trainen, coachen en begeleiden van projectmanagers bij het toepassen van de juiste projectmanagementmethodologieën, alsook het gebruik van JIRA en Confluence.
4.2. Rapportering en Stakeholdermanagement
- Opstellen en beheren van dashboards en rapportages om projectvoortgang en risico’s inzichtelijk te maken en strategische inzichten te bieden aan het management.
- Verzorgen van wekelijkse en maandelijkse statusrapportages over de voortgang en prestaties van projecten.
- Bijwerken en consolideren van statusrapportages door input van projectmanagers te verzamelen en overzichtelijk te presenteren.
- Signaleren van risico’s en escalaties en zorgen dat kritieke punten tijdig bij het management terechtkomen.
4.3. Ondersteuning van de Project Board
- Voorbereiden van de agenda van de Project Board, inclusief het verzamelen van input van stakeholders en het zorgen voor een gestructureerde en tijdige agendering.
- Opstellen van notulen van de Project Board-vergaderingen, waarin besproken onderwerpen, genomen beslissingen en openstaande vragen worden gedocumenteerd.
- Bijhouden en communiceren van actiepunten, inclusief toewijzing aan verantwoordelijken en monitoring van de opvolging.
4.4. Actiebeheer en Procesbewaking
- Toezicht houden op de naleving van deadlines en tijdig signaleren van afwijkingen.
- Actie-eigenaren herinneren aan en opvolgen van toegewezen taken door periodieke reminders te versturen.
- Beheren en verbeteren van PMO-tools en templates, zoals statusrapportages, risicoregisters en actiepuntenlijsten.
- Introductie en training van PMO-tools voor projectteams, zodat nieuwe teamleden efficiënt kunnen werken binnen de gestandaardiseerde processen.
4.5. Kennisbeheer en Documentatie
- Beheren van de projectbibliotheek, waarin alle project gerelateerde documenten (rapporten, plannen, beslissingen) correct en centraal worden opgeslagen.
- Toegankelijk maken van relevante projectinformatie voor teamleden, zodat iedereen steeds over de meest actuele gegevens beschikt.
- Samenstellen van maandelijkse rapportages over de status van alle projecten voor senior management.
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Vereisten:
- Aantoonbare ervaring met project management of Project Management office
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Ervaring met projectmanagementtools zoals JIRA, en Confluence is een plus. Of voldoende zin om deze tools onder de knie te krijgen
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Sterke analytische vaardigheden voor rapportage en dashboarding.
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Uitstekende communicatieve vaardigheden (NL/FR) en het vermogen om met stakeholders op verschillende niveaus te schakelen.
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Proactieve en resultaatgerichte houding, met een focus op kwaliteit en klanttevredenheid.
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Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken gelijktijdig te beheren.
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Leergierig naar digitale tools
Deze functie biedt een dynamische en invloedrijke rol waarin je de kans krijgt om impact te maken op de gehele projectorganisatie. Met jouw expertise bouw je niet alleen aan processen, maar ook aan een sterke en samenwerkende projectmanagementcultuur binnen de organisatie.
FR
PMO Manager Medior pour la platforme des amendes
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Contexte du projet
En 2017, le SPF Justice a lancé le projet novateur Crossborder. Cette initiative, née d’une directive européenne, vise à réduire le nombre de tués sur les routes, de blessés et de dégâts matériels en imposant des sanctions de manière cohérente pour les infractions routières au sein de l’Union européenne. Entre-temps, le projet s’est développé en un service relevant de Team Support, SPF Justice.
Notre plateforme des amendes avancée Crossborder a complètement optimisé le processus de perception immédiate, des transactions et des ordres de paiement des amendes routières et correctionnelles, grâce à des travaux d’uniformisation et de numérisation de grande envergure. Depuis 2021, les autorités tant fédérales que régionales ont pris de nombreuses initiatives en matière de circulation routière, ce qui a entraîné une augmentation continue du nombre et du type d’amendes élaborées et gérées par notre plateforme, dans les domaines de la législation, de l’informatique et des projets. Plusieurs projets de numérisation sont également en cours, pour lesquels l’utilisateur final joue également un rôle important, et nous continuons ainsi à développer le service pour les citoyens et les entreprises.
Nous nous concentrons par ailleurs sur l’accompagnement en matière d’exécution des peines, en accordant une attention particulière à leurs aspects financiers. C’est le cœur de notre mission.
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Pourquoi nous rejoindre ?
Innovation : travaillez avec les dernières technologies et aidez-nous à améliorer nos processus.
Impact : contribuez à la sécurité routière et à l’optimisation du traitement des infractions correctionnelles mineures et faites évoluer la société.
Développement : développez vos compétences et évoluez dans un environnement dynamique et positif.
Rejoignez notre équipe et aidez-nous à façonner l’avenir de la sécurité routière !
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Description du profil : Project Management Officer (PMO)
Vous êtes un professionnel motivé, passionné par la structure et l’efficacité ? Vous voulez être le moteur d’une organisation de projet couronnée de succès ? En tant que Project Management Officer (PMO), vous jouez un rôle crucial dans la mise en place d’une solide communauté de gestion de projets et veillez à ce que tous les projets au sein de l’organisation bénéficient d’un appui, d’une gestion et d’un rapportage optimaux.
Vous n’êtes pas seulement le gardien des processus et des méthodologies de projet, mais aussi le lien entre les équipes. Vous veillez à ce que les project managers disposent des outils et des connaissances nécessaires pour réussir et suivre le cycle de vie du projet. Grâce à vos compétences en analyse et en communication, vous supervisez l’aperçu de tous les projets en cours et fournissez des rapports stratégiques clairs au management.
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Tâches principales et responsabilités
4.1. Gestion et soutien de projets
- Construire et renforcer une communauté de gestion de projet en encourageant le partage des connaissances, les bonnes pratiques et la collaboration.
- Contrôler et renforcer les processus et les procédures de planification, d’exécution et de contrôle des projets. Ils ont déjà été élaborés et doivent être préservés.
- Soutenir les project managers et les équipes dans la gestion et la mise en œuvre des projets.
- Optimiser les processus existants afin d’améliorer l’efficience et l’efficacité des activités liées au projet.
- Assurer la liaison entre le business, l’informatique et les autres sections afin de garantir la réalisation des objectifs du projet et l’adoption d’une approche intégrée.
- Coordonner la collaboration entre les équipes internes et externes, y compris les services IT, operations et business.
- Former, coacher et encadrer les project managers dans l’application des méthodologies de gestion de projet appropriées, ainsi que dans l’utilisation de JIRA et Confluence.
4.2. Rapports et gestion des stakeholders
- Établir et gérer des tableaux de bord et des rapports pour fournir un aperçu de l’état d’avancement et des risques du projet et pour soumettre des perspectives stratégiques au management.
- Fournir des rapports hebdomadaires et mensuels sur l’état d’avancement et les performances du projet.
- Mettre à jour et consolider les rapports d’état en collectant et en présentant clairement l’input des project managers.
- Signaler les risques et les escalades et veiller à ce que les points critiques parviennent au management en temps utile.
4.3. Soutien au Project Board
- Préparer l’ordre du jour du Project Board, notamment en collectant l’input des stakeholders et en veillant à ce que l’ordre du jour soit établi de manière structurée et en temps voulu.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions du Project Board, en documentant les thèmes examinés, les décisions prises et les questions ouvertes.
- Tenir à jour et communiquer les points d’action, y compris les assigner aux responsables et en assurer le suivi.
4.4. Gestion des actions et suivi des processus
- Contrôler le respect des délais et signaler les écarts en temps utile.
- Rappeler aux propriétaires d’action les tâches assignées et en assurer le suivi en envoyant des rappels périodiques.
- Gérer et améliorer les outils et les modèles PMO, tels que les rapports d’état, les registres de risques et les listes de points d’action.
- Introduction et formation aux outils PMO pour les équipes de projet, permettant aux nouveaux membres de l’équipe de travailler efficacement dans le cadre des processus standardisés.
4.5. Gestion des connaissances et documentation
- Gérer la bibliothèque de projet, dans laquelle tous les documents relatifs au projet (rapports, plans, décisions) sont stockés correctement et de manière centralisée.
- Rendre les informations pertinentes sur le projet accessibles aux membres de l’équipe afin que chacun dispose toujours des données les plus récentes.
- Composer les rapports mensuels sur le statut de tous les projets pour le senior management.
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Exigences :
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Expérience démontrable en matière de gestion de projet ou de Project Management Office.
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Une expérience des outils de gestion de projet tels que JIRA et Confluence est un atout. Ou l’envie suffisante de se familiariser avec ces outils.
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Solides compétences analytiques pour l’établissement de rapports et de tableaux de bord.
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Excellentes aptitudes en matière de communication (FR/NL) et capacité à interagir avec les stakeholders à différents niveaux.
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Attitude proactive et orientée résultats, avec un accent sur la qualité et la satisfaction des clients.
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Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
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Curiosité en matière d’outils numériques.
Cette fonction offre un rôle dynamique et influent où vous aurez l’occasion d’avoir un impact sur l’ensemble de l’organisation du projet. Grâce à votre expertise, vous mettrez en place non seulement des processus, mais aussi une culture de gestion de projet forte et collaborative au sein de l’organisation.